Jak dobrać wielkość sali konferencyjnej do liczby gości

Organizując konferencję, szkolenie czy seminarium, oprócz strony merytorycznej jednym z najistotniejszych aspektów jest przygotowanie przestrzeni, w której takie wydarzenie miałoby się odbywać. Ważne, by sala konferencyjna była nie tylko zaopatrzona we wszelkie niezbędne sprzęty, ale też by cechowała się parametrami po prostu zapewniającymi uczestnikom maksimum komfortu – przede wszystkim odpowiednim metrażem. Dobre ośrodki zapewniające zaplecze do organizacji konferencji i innych tego typu przedsięwzięć – jak na przykład położony w Nowym Dworze Mazowieckim hotel Royal – dysponują co najmniej kilkoma różniącymi się powierzchnią pomieszczeniami. Czym jednak się kierować przy wyborze sali, tak by była optymalnie dostosowana do liczby zaproszonych gości?

Rozmiar sali

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której dla gości nie wystarcza miejsc siedzących, dlatego też lepiej zdecydować się na salę nieco za dużą niż za małą. Wyeliminuje to też problemy takie jak pojawiająca się w pewnym momencie duszność czy konieczność niekomfortowego przeciskania się, by dotrzeć do wybranego punktu. Z drugiej strony jednak należy też pamiętać, że zbyt wielkie pomieszczenie może przytłaczać lub wywoływać przygnębiające wrażenie.

Układ sali

Bardzo ważnym czynnikiem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest aranżacja przestrzeni. Najbardziej kameralne spotkania (do ok. 20 osób) mogą odbywać się przy długim stole, przy którym zasiadają wszyscy goście. Przy większych imprezach najczęściej spotkać można się z jednym z czterech układów. Tzw. teatralny polega na tym, że wszystkie miejsca zwrócone są w tę samą stronę – np. ku ekranowi rzutnika bądź ku proscenium, z którego wygłaszany jest wykład. Układ szkolny wygląda podobnie, ale uczestnicy do dyspozycji mają też umieszczone przed nimi stoły. W przypadku układu zwanego podkową stoły te ustawione są tak, by utworzyć kształt właśnie podkowy, otwartej w kierunku rzeczonego proscenium, natomiast w układzie bankietowym goście siedzą po kilka osób przy swobodnie rozmieszczonych na sali stolikach.

Szacunkowe wyliczenia

W tym ostatnim przypadku, szacując docelową wielkość sali konferencyjnej, warto wyznaczyć co najmniej 3 m ² na osobę. Podkowa wymaga nieco mniej miejsca, jeszcze mniej zaś go potrzeba przy ustawieniu szkolnym. Największa liczba uczestników zmieści się zaś w sali zaaranżowanej na sposób teatralny, gdzie na jednego gościa powinno przypadać nieco więcej niż 1 m ² powierzchni. Są to oczywiście jedynie wartości przybliżone. Każdorazowo bowiem uwzględnić trzeba też wielkość stołów i krzeseł, szerokość ciągów komunikacyjnych, rozmieszczenie ekranu i sceny, a także miejsce dla osób prowadzących i sprzętu, jak również przestrzeń przeznaczoną na ewentualną ekspozycję czy też bufet kawowy.