Wybór miejsca na konferencję biznesową. Na co zwrócić uwagę?

W dzisiejszych czasach organizacja konferencji i innych eventów biznesowych, np. szkoleń, warsztatów, integracji czy wystaw, to popularne zjawisko w niemal każdej branży. Sukces takiego spotkania, mający wpływ na postrzeganie danej marki i stanowiący istotny element kreacji jej wizerunku, zależy w dużej mierze od miejsca organizacji. Czym się kierować przy jego wyborze?

Dobra lokalizacja

Podstawowym kryterium przy wyborze miejsca na konferencję biznesową jest lokalizacja danego obiektu. Chociaż atrakcyjnie położone miejscowości np. kurorty turystyczne w górach czy nad morzem są kuszącą opcją, to jednak ich wybór może okazać się złym pomysłem. Dotarcie do tak odległych miejsc często wiąże się bowiem z problemami natury logistycznej i może generować dodatkowe koszty, a do tego zatłoczone miejscowości wypoczynkowe nie sprzyjają skupieniu na pracy. Dlatego też znakomitą alternatywą jest organizacja konferencji w miejscowościach położonych w niedalekiej odległości od większych aglomeracji, a równocześnie zapewniających dogodne warunki pracy pośród ciszy, spokoju i bliskości natury. Przykładem takiego miejsca może być Konstancin–Jeziorna – malowniczo położone uzdrowisko niedaleko Warszawy. To szansa na efektywną pracę umysłową, ale i odprężenie po spotkaniu pośród malowniczych, leśnych terenów.

Wysokiej klasy sale konferencyjne

Obiekt wybrany na organizację konferencji powinien dobrze się prezentować i zapewniać wysoki standard, stając się swego rodzaju wizytówką i potwierdzeniem jakości danej marki. Kluczowe znaczenie mają tu oczywiście sale konferencyjne, które powinny być kompleksowo i nowocześnie wyposażone. Sala powinna posiadać odpowiedni układ i powierzchnię, aby zapewniać dogodne warunki wszystkim uczestnikom spotkania. Istotną rolę odgrywają dzisiaj multimedia, dlatego wybrany obiekt powinien dysponować wysokiej jakości nagłośnieniem, specjalną siecią wi-fi, a także narzędziami do przeprowadzania prezentacji. Oprócz tego sala musi być klimatyzowana. Dobrze sprawdzają się również duże przeszklenia i możliwość zaciemnienia wnętrza. Obiekt powinien zapewniać również przestrzeń do spotkań w kuluarach, dysponując np. foyer oraz barem do organizacji przerw kawowych.

Odpowiednie zaplecze i rozbudowana infrastruktura

Idealne miejsce na konferencję powinno być nie tylko dobrze zlokalizowane i odpowiednio przygotowane pod względem organizacji spotkań biznesowych, ale musi także zapewniać gościom i organizatorom kompleksową obsługę pozwalającą na komfortowy wypoczynek i efektywną pracę. Podstawę stanowi tu oczywiście baza noclegowa. Wybrany obiekt powinien zapewniać uczestnikom konferencji komfortowe warunki w kompleksowo urządzonych pokojach. Drugą ważną kwestią jest gastronomia. Na szkoleniach, warsztatach i innych eventach firmowych powinny być zorganizowane nie tylko przerwy kawowe, ale musi też być zapewniona obsługa restauracyjna obejmujące np. śniadania, lunche i kolacje bufetowe. Nowoczesne obiekty, takie jak EVA Park Life & Spa w Konstancinie-Jeziornie, oferują przy tym miejsca dla gości biznesowych w specjalnie przygotowanych strefach VIP, które idealnie nadają się do organizacji uroczystych kolacji i ważnych spotkań. Podstawowa obsługa w zakresie wyżywienia i noclegów to jednak nie wszystko. Dzisiaj przed organizatorami konferencji stoją także duże wyzwania w postaci organizacji czasu wolnego uczestnikom spotkań. Dlatego też idealne miejsce na taki event powinno oferować bogate możliwości aktywnego wypoczynku i rekreacji. Idealnie sprawdzają się tutaj obiekty SPA  umożliwiające korzystanie z basenów, saun czy jacuzzi. Ostatnio na popularności zyskują również usługi z zakresu odnowy biologicznej dostępne w miejscowościach uzdrowiskowych. Konferencja zorganizowana w takim miejscu z pewnością na długo pozostanie w pamięci uczestników.