Na co zwrócić uwagę przy poszukiwaniu sali konferencyjnej na wynajem ?

Organizacja konferencji to bardzo czasochłonne zajęcie. Szczególnie frustrujące może być przeglądanie dziesiątek ofert dotyczących wynajmu sali. To właśnie miejsce, w którym odbędzie się takie wydarzenie, ma znaczący wpływ na to, czy będzie je można zaliczyć do udanych. Poniżej podpowiadamy, czym należy się kierować, chcąc wynająć jak najlepszą salę do organizacji konferencji czy szkolenia.

Czym musi wyróżniać się idealna sala konferencyjna?

Sala konferencyjna służy do organizacji szkoleń w wąskim gronie osób, ale także wykładów i prelekcji dla wielu słuchaczy. Dlatego trzeba przyjrzeć się temu, czy jej przestrzeń jest dopasowana pod kątem wielkości takiego wydarzenia. W pierwszym przypadku sprawdzą się kameralne, ale funkcjonalnie zaaranżowane sale. Natomiast duże spotkanie branżowe, biznesowe wymaga znalezienia obiektu, który pomieści nawet kilkaset osób.

Oprócz tego sala taka musi być kompleksowo wyposażona. Dostęp do sieci internetowej jest dziś standardem, ale warto upewnić się, czy łącze działa szybko i sprawnie. Ponadto nie może tam zabraknąć dobrego nagłośnienia oraz urządzeń multimedialnych, takich jak na przykład projektor czy ekran multimedialny. Uczestnicy i osoby prowadzące konferencje powinny mieć dostęp do ksero, skanera, drukarki i oczywiście do flipchartów.

„W zorganizowaniu przestrzeni do przeprowadzenia konferencji powinni pomóc pracownicy obiektu. Mogą oni zaproponować funkcjonalny układ stołów oraz krzeseł, który będzie odpowiedni dla specyfiki i wielkości danego wydarzenia. Ich zadaniem jest również obsługa techniczna sali, czuwanie nad sprawnym przebiegiem konferencji oraz pomoc w przypadku jakichkolwiek problemów” – mówi specjalista z Hotelu Vulcan.

Zaplecze gastronomiczne i baza noclegowa

Wykłady i szkolenia w sali konferencyjnej mogą trwać wiele godzin. Dlatego należy zadbać o posiłki oraz drobne przekąski dla ich uczestników. Warto pomyśleć o zorganizowaniu przerw kawowych. Jeżeli konferencja odbywa się przez cały dzień, należy zatroszczyć się także o podanie ciepłego obiadu.

Niektóre wydarzenia tego typu odbywają się przez kilka dni. W związku z tym trzeba poszukać obiektu, który dysponuje odpowiednio dużą bazą noclegową. Pokoje powinny być komfortowe, nowoczesne, estetycznie urządzone oraz dobrze wyposażone. W takich warunkach uczestnicy na pewno zregenerują siły przed kolejnym dniem szkolenia lub wykładów. Organizatorzy dłuższych konferencji nie mogą zapomnieć o całodobowym wyżywieniu. Słuchaczom, prelegentom, a także szkoleniowcom należy zaoferować możliwość zjedzenia zarówno śniadania, obiadu, jak i kolacji.