Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty?

Według prawa konieczne jest przechowywanie dokumentów, które zostały sporządzone podczas działalności danego przedsiębiorstwa. Porządkowanie ich często bywa czasochłonne i uciążliwe. Zjawisko długotrwałego przechowywania starych dokumentów jest nazywane archiwizacją i jest to proces składający się z kilku etapów. Ale jak go poprawnie przeprowadzić? I czy trzeba zajmować się tym samemu? Wyjaśniamy.

Co to jest archiwizacja?

Przedsiębiorstwa są zobowiązane do tego, aby przechowywać dokumenty przez określony czas. Dokumenty muszą być gotowe do wglądu w każdym momencie, dlatego tak ważna jest odpowiednia ich archiwizacja. Polega ona na uporządkowaniu, oznaczeniu i bezpiecznym przechowywaniu ważnych danych. Dokumentów, które nie są aż tak istotne dla funkcjonowania firmy można się pozbyć. Należy jednak pamiętać, że firmowe papiery często zawierają dane pracowników, dlatego trzeba je zniszczyć w odpowiedni sposób. W procesie archiwizacji ważne jest to, aby przechowywane dokumenty nie były narażone na działanie czynników, które mogą je uszkodzić. Cała operacja może być czasochłonna i skomplikowana, ale na szczęście przedsiębiorstwa nie muszą przeprowadzać jej samodzielnie. Istnieje możliwość wynajęcia firmy specjalizującej się w archiwizacji dokumentów. Przykładem jest firma Document Eco Logistic. Profesjonaliści będą w stanie przeprowadzić archiwizację szybko, poprawnie i zgodnie z wszelkimi zasadami.

Etapy archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów to proces składający się z kilku etapów.

1. Porządkowane. Dokumenty są przyporządkowywane do poszczególnych kategorii.
   W ten sposób ustala się, czy ich archiwizacja jest konieczna, a jeśli tak, to jak długo. Przykładowo, dokumenty mające wartość historyczną muszą być przechowywane wieczyście. Ale istnieją też takie, które nie mają większego znaczenia dla firmy i można je zniszczyć.
2. Uporządkowane dokumenty mogą zostać poddane ewidencji, czyli są umieszczane w odpowiednim spisie.
3. Dokumenty poddaje się procesom mającym na celu zapewnienie im bezpieczeństwa przed zniszczeniem. Muszą one być odpowiednio zapakowane i przechowywane z podjęciem wszystkich koniecznych środków ostrożności.
4. Aby archiwizacja dokumentów przyniosła zamierzony skutek, papiery muszą być odpowiednio oznaczone. Znacznie łatwiej je później odnaleźć.
5. Dostarczenie dokumentów klientowi. Uporządkowane, zabezpieczone i oznaczone dokumenty są dostarczanie do archiwum klienta, gdzie są dalej przechowywane.

Jeśli jakiś dokument wymaga archiwizacji, to prawdopodobnie jest on ważny. Dlatego tak istotne jest przechowywane go w odpowiedni sposób. Utrzymywanie dokumentów w dobrym stanie i możliwość znalezienia ich w każdym momencie może bardzo usprawnić działanie firmy, a także pomóc uniknąć problemów prawnych.