Jak chronić dane na komputerach biurowych?

Obowiązek ochrony danych osobowych spoczywa na administratorze – czyli przedsiębiorcy. Z racji tego, że coraz więcej informacji jest przechowywanych w formie elektronicznej ich ochrona jest szczególnie ważna. Nieuprawniony dostęp do danych może skutkować poważnymi konsekwencjami dla firmy. Z tego względu konieczne jest chronienie danych na komputerach biurowych – o tym, w jaki sposób to zrobić opowiedzą eksperci.

Aby zadbać o właściwą ochronę danych należy przede wszystkim określić ryzyko. Bez tego czynnika niemożliwe będzie dostosowanie odpowiednich zabezpieczeń oraz sprawdzenie, czy działają prawidłowo. Oszacowanie ryzyka pozwoli zminimalizować niebezpieczeństwo związane z utratą danych, a tym samym wdrożyć efektowne procedury.

Najsłabsze ogniwo

Nawet najlepsze zabezpieczenia systemowe nie pomogą, jeśli procedury dotyczące ochrony danych osobowych nie będą egzekwowane przez pracowników. To człowiek jest zawsze najsłabszym ogniwem i nawet najlepsze zabezpieczenia mogą nie zadziałać, jeśli popełni błąd. Z tego względu w pierwszej kolejności konieczne jest zapoznanie wszystkich pracowników z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w biurze – a także konsekwentne ich przestrzeganie.

Nie są to zasady trudne i niemożliwe do zrealizowania. Przy wyrobieniu sobie odpowiedniego nawyku działanie poprawiające bezpieczeństwo danych będzie odruchowe. Czynności takie jak blokowanie dostępu do komputera po odejściu od biurka lub trzymanie na pulpicie wyłącznie niezbędnych skrótów pozwolą na zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych bez większego wysiłku – mówi ekspert z Grupy E, oferującej kompleksowe rozwiązania IT dla biznesu.

Należy również pamiętać o polityce czystego biurka i nie przechowywaniu bez zabezpieczenia na biurku dokumentów, które mogą zawierać dane wrażliwe. Nie wolno przechowywać na biurku bez zabezpieczenia także nośników danych, które mogą zawierać dane osobowe lub inne informacje.

Kwestią, na którą warto zwrócić uwagę jest również dostęp do urządzeń drukujących. Wszelkie drukowane dokumenty zawierające dane powinny być natychmiastowo zabrane, aby żadna niepowołana osoba nie miała do nich wglądu.

Kilka innych, prostych czynności, takich jak szyfrowanie wiadomości mailowych zawierających dane oraz korzystanie ze złożonych haseł umożliwi zwiększenie zabezpieczeń, a tym samym większe bezpieczeństwo danych na komputerach biurowych.

Zabezpieczenia systemowe

Drugim, nie mniej ważnym czynnikiem wpływającym na bezpieczeństwo danych są zabezpieczenia systemowe. Dyski komputerów przenośnych powinny być szyfrowane, a dane regularnie kopiowane w bezpieczne miejsce. Możliwe jest również korzystanie z zabezpieczeń wykorzystywanych przez chmury – wówczas dane wrażliwe przechowywane są na serwerach zewnętrznych, dzięki czemu nawet nieautoryzowany dostęp do komputera uniemożliwi kradzież danych. Pod warunkiem, że wszystkie informacje znajdą się na odpowiednio zabezpieczonych chmurach, a nie bezpośrednio na urządzeniu.

Istotne jest również regularne przeprowadzanie aktualizacji systemowych, używanie programów antywirusowych oraz zapór firewall – dodaje ekspert – Możliwe jest również wprowadzenie blokady portów USB, dzięki czemu niemożliwe będzie kopiowanie danych lub zainfekowanie komputera. W przypadku danych na dyskach zewnętrznych do ich usuwania warto używać dedykowanych programów, które nadpiszą dane uniemożliwiając odzyskanie skasowanych danych wrażliwych.

Monitorowanie sieci wewnętrznej

Przestrzeganie podstawowych zasad oraz zabezpieczenia systemowe powinny wystarczyć, by ochronić dane na komputerach biurowych. Możliwe jest jednak wprowadzenie także innych zabezpieczeń, między innymi monitoringu sieci wewnętrznej, a także działań pracowników. W ten sposób istnieje możliwość nadzorowania pracy, a tym samym wykrycia nieprawidłowości. Kontrola komputera biurowego powinna być jednak legalna i zgodna z przepisami. Jest to jednak sposób na wyeliminowanie błędów człowieka – alerty w czasie rzeczywistym pozwolą na szybką reakcję, a tym samym uniknięcie poważnych konsekwencji związanych z wyciekiem danych.

Odpowiednie ustawienie monitorów

Dla bezpieczeństwa danych ma również znaczenie kwestia ustawienia monitorów. Skierowane w stronę okna lub przejść umożliwiają spojrzenie w ekran i odczytanie znajdujących się tam danych. Warto więc nie tylko ustawić monitory w taki sposób, by nikt poza pracownikiem nie miał do nich wglądu, ale również przykleić na ekranie folię prywatyzującą. Dzięki temu nawet jeśli nie ma możliwości ustawienia komputera w określony sposób widoczność ekranu będzie ograniczona i możliwa wyłącznie z bliskiej odległości i pod odpowiednim kątem.