Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji księgowej, za pomocą której rejestrują wszystkie zdarzenia gospodarcze. W zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa oraz skali jego działania i uzyskiwanych przychodów są możliwe różne formy prowadzenia księgowości. W przypadku największych firm będą to zwykle pełne księgi rachunkowe, przy mniejszych obowiązują rozmaite typy zapisów uproszczonych.

Najważniejsze cechy ksiąg rachunkowych

Podstawowym wymogiem, jaki dotyczy zapisów księgowych, jest to, by możliwie najwierniej odzwierciedlały one stan faktyczny. Zapis księgowy musi więc być rzetelny, a zatem dotyczyć zdarzenia gospodarczego, które miało miejsce – informuje specjalistka z firmy Obrachowani Biuro Obrachunkowe Wn-Ma, która zajmuje się doradztwem podatkowym i księgowością.

Każdy zapis w księgach musi być dokonany na jakiejś podstawie. Dokumentami potwierdzającymi wystąpienie konkretnych zdarzeń, informującymi o ich efekcie oraz wszystkich wiążących się z nimi okolicznościach są dowody księgowe. Może to być zarówno faktura, jak i sporządzony na potrzeby księgowania dowód wewnętrzny. Ważne jednak by ponad wszelką wątpliwość wskazywał na strony transakcji, jej charakter i pozwalał na określenie wiążącego się z nią przychodu lub kosztu.

Zapisy dokonywane w księdze powinny być kompletne. Oznacza to, że w dokumentach powinny znaleźć się wszystkie niezbędne informacje dotyczące poszczególnych zdarzeń. Konieczne jest również uwzględnienie każdego z nich.

Dane zapisywane w księgach rachunkowych powinny być poprawne. Wszelkie błędy i pomyłki są niedopuszczalne, ponieważ wpływają na rzetelność ksiąg i uniemożliwiają ustalenie stanu faktycznego.

Wszystkie zapisy księgowe powinny być dokonywane niezwłocznie po zdarzeniu lub otrzymaniu dowodu księgowego. Wymagane jest również zachowanie pełnej chronologii.

Bardzo ważną cechą ksiąg rachunkowych jest ich sprawdzalność. Chodzi tu o możliwość połączenia wykonanych zapisów ze zgromadzonymi dowodami księgowymi i prześledzenie prawidłowości wszystkich przeprowadzonych działań księgowych.

Przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych

Szczegółowe zasady dotyczące ksiąg rachunkowych są zawarte w Ustawie o rachunkowości. Jasno precyzuje ona wszystkie wymagania odnośnie niezbędnych dokumentów i sposobów dokonywania zapisów przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Można tam znaleźć zarówno informacje o obowiązujących okresach rozliczeniowych, jak i koniecznych rodzajach  ksiąg, potrzebnym planie kont oraz wszystkich elementach pomocniczych.

Ustawa o rachunkowości precyzuje również zasady sporządzania wymaganych sprawozdań, terminów, w jakich należy je składać oraz procedur z tym związanych.

W przypadku uproszczonych form księgowości zasady ich prowadzenia oraz wszystkie szczegóły dotyczące ich wyglądu czy dokonywania zapisów precyzują odpowiednie rozporządzenia. Będą to Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.