Dokumentacja w spedycji krajowej

Spedycja to coś więcej niż dostarczenie przesyłki z jednego punktu do drugiego. Jej istotą jest organizacja procesów, które umożliwiają przewóz, i zarządzanie nimi. Działalność firm spedycyjnych odbywa się w systemie prawno-gospodarczym i musi być z nim zgodna. Stąd ważną rolę w spedycji odgrywa dokumentacja. Jakiego rodzaju dokumenty są nieodzowne w spedycji krajowej?

Rola spedycji

Okazuje się, że to, w jaki sposób towar danego przedsiębiorstwa się przemieszcza, wpływa na to, jak radzi sobie ono na rynku. Koszty transportu są istotne dla finansów firmy – mogą być obciążeniem lub źródłem oszczędności. Jak jeszcze spedycja wpływa na pozycję i kondycję firmy? Zapytaliśmy ekspertów z firmy Turtrans Gapsa:

Oczywiście, koszty przemieszczania towaru nie są obojętne finansom firmy, ale to nie wszystko. To, w jakim czasie ładunki są transportowane, wpływa na liczbę transakcji i zadowolenie kupującego. Może się zdarzyć, że długie oczekiwanie zniechęci go na tyle, że zrezygnuje on ze współpracy. Istotna jest też regularność dostaw – pozwala płynnie opróżniać i zapełniać magazyny, co eliminuje przestoje i odlbokowuje zamrożony kapitał.

Widać wyraźnie, że spedycja daje duże możliwości i wpływa wymiernie na korzyści firmy. Jej przebieg zabezpieczają dokumenty omówione poniżej.

Najważniejsze dokumenty w spedycji krajowej

Do kluczowych dokumentów, które regulują współpracę ze spedytorem, należą:

• umowa spedycji,
• zlecenie spedycyjne,
• instrukcja wysyłkowa,
• zaświadczenie spedytora,
• POD (dowód dostawy).

Umowa spedycji określa stosunek prawny pomiędzy zleceniodawcą a spedytorem. Wymaga obustronnych oświadczeń woli. Prawo nie określa żadnej konkretnej formy umowy, kształt nadają jej sami zainteresowani. Może być zawarta pisemnie lub ustnie. W  zleceniu spedycyjnym określa się partie towarów powierzonych spedytorowi, a także wskazuje terminy. Wyróżnia się zlecenia ramowe i jednorazowe. Powinno zawierać takie szczegóły, jak: dane załadowcy, sprzedającego i odbiorcy, szczegółowe informacje dotyczące towaru, instrukcje wymagane przez prawo w przypadku niebezpiecznych towarów, warunki dostawy, terminy odbioru i dostawy oraz wiele innych. W razie braku umowy spedycyjnej zlecenie spedycyjne przejmuje jej funkcje i jest wiążące. Instrukcja wysyłkowa to dokument, który spedytor opracowuje dla załadowcy, wskazując mu m.in.: ilość i rodzaj towaru, czas i miejsce załadunku, środek transportu, sposób dostarczenia towaru, wskazówki dotyczące odprawy celnej. Zaświadczenie spedytora potwierdza, że firma spedycyjna przejęła opisany towar i  zobowiązuje się dostarczyć go w konkretne miejsce. Postanowienie to jest nieodwołalne. Dowód dostawy ( proof of delivery, POD) stosuje się wówczas, gdy list przewozowy nie dociera do odbiorcy. POD musi zawierać: dane dotyczące odbiorcy, spedytora i towaru, czas i miejsce przekazania oraz imię i nazwisko osoby, która przyjęła przesyłkę.