Czym się kierować wybierając miejsce do organizacji konferencji firmowej?

Konferencje firmowe to wydarzenia o szczególnym charakterze, które wymagają odpowiedniej oprawy i świadomie wybranej lokalizacji. Podczas ich organizacji konieczne jest więc dostosowywanie się do pewnych kryteriów. Radzimy czym należy kierować się przy wyborze miejsca do organizacji konferencji firmowej.

Jaki jest cel spotkania?

Pierwszym krokiem związanym z poszukiwaniem miejsca na firmową konferencję jest odpowiedzenie sobie na jedno istotne pytanie, a mianowicie jaki cel będzie miało planowane spotkanie. Konferencje różnią się między sobą – niektóre przygotowywane są dla pracowników danej firmy, a inne dla klientów. Kluczem do sukcesu jest więc określenie charakteru danego wydarzenia. Przed rozpoczęciem poszukiwań warto zrobić plan konferencji, aby dowiedzieć się czego tak naprawdę wam potrzeba. Wiedza ta umożliwi znaczne zawężenie możliwych opcji, co ułatwi ostateczne podjęcie decyzji.

Czym się kierować?

- Podczas organizowania konferencji firmowej, najważniejsze jest znalezienie sali, która będzie optymalna pod każdym względem. To w niej bowiem będzie odbywać się najważniejsza część wydarzenia, dlatego musi być ona nie tylko przestronna, ale także odpowiednio wyposażona. Jedną z opcji jest szukanie takich miejsc w ofertach hoteli – radzi nasz rozmówca reprezentujący Royal Hotel.

Wybierając miejsce do organizacji konferencji warto wziąć pod uwagę takie kryteria, jak:

• wielkość sali konferencyjnej – im więcej osób ma wziąć udział w wydarzeniu, tym większą sale trzeba znaleźć; warto poprosić zaproszonych gości o potwierdzenie swojej obecności w odpowiednim terminie i od uzyskanych odpowiedzi uzależnić jak wielka sala będzie potrzebna,
• ustawność sali – równie istotna co jej wielkość, warto szukać takiego miejsca, które pozwoli na rozmieszczenie gości w wygodny sposób, dobrze również jeśli istnieje możliwość podzielenia sali na strefy,
• wygląd – konferencja to wydarzenie, które mocno wpływa na wizerunek firmy, dlatego musi odbywać się w miejscu eleganckim, estetycznym, czystym, a najlepiej nowoczesnym, o wystroju wpisującym się w aktualne trendy,
• lokalizacja – warto wybrać takie miejsce, do którego goście będą mogli trafić szybko i bez problemów, a jednocześnie będzie ono atrakcyjne,
• budżet – to kwestia, od której w dużej mierze zależy wybór miejsca na konferencję; warto negocjować ceny z właścicielami oglądanych miejsc i zwrócić uwagę co zawierają opłaty (najlepiej, jeśli w cenie będzie nie tylko sala, ale też parking i sprzęt),
• wyposażenie – do organizacji konferencji potrzebne jest odpowiednie zaplecze multimedialne, takie jak rzutnik, projektor, sprzęt nagłaśniający i oświetlający, a także sala do przeprowadzenia prezentacji; ponadto w sali konferencyjnej muszą znajdować się rolety lub żaluzje i musi mieć ona nieograniczony dostęp do szybkiego internetu.

Warto zastosować się do powyższych rad, ponieważ dzięki nim z łatwością znajdziecie idealną salę do organizacji firmowej konferencji, która na pewno okaże się prawdziwym sukcesem.