Zasady organizacji udanego spotkania biznesowego

Dobra komunikacja z partnerami i dbałość o wizerunek firmy to niezwykle ważne części składowe powodzenia w biznesie. Aby utrzymać świetną pozycję w dowolnej branży, potrzeba znacznie więcej niż dobry produkt czy usługa. Zdobycie i utrzymanie klienta, ale także dobrego pracownika, wymaga ciągłego podtrzymywania relacji i bieżącego weryfikowania zasad współpracy oraz ewentualnych nieporozumień. Temu właśnie służą spotkania biznesowe.

Spotkanie biznesowe to bardzo szeroki termin, który może odnosić się zarówno do konferencji mających na celu np. ewaluację osiągnięć przedsiębiorstwa, szkolenie pracownicze, albo negocjacje między kilkoma partnerami – mówi specjalista z Hotelu Orle w Gdańsku. – Sukces każdego spotkania zależy od tego, jak się do niego przygotujemy.

Cel spotkania biznesowego

Rozpoczynając przygotowania do spotkania biznesowego, zastanów się, jaki jest jego cel. Wyznaczenie go wskaże ci właściwy kierunek dalszych przygotowań. W zależności od tego, czy efektem spotkania ma być przekazanie informacji innym uczestnikom, zdobycie wskazówek od nich, czy przeforsowanie własnych pomysłów, będziesz mógł wybrać najlepszą jego formę i zdecydować o tym, kogo należy zaprosić. Kiedy zdecydujesz już, o czym dokładnie chcesz rozmawiać i jaką rolę mają odegrać pozostali uczestnicy spotkania, przekaż im tę informację i ustal najdogodniejszy dla wszystkich termin. Szczególnie w sytuacji, kiedy oczekujesz aktywnego uczestnictwa innych osób, warto dać im szansę przemyślenia tematu z wyprzedzeniem. Dobrym pomysłem będzie również przesłanie im materiałów, nad którymi będziecie pracować.

Miejsce na spotkanie biznesowe

Aby uczestnicy czuli się komfortowo i całe wydarzenie przebiegło bez zakłóceń, warto postarać się o właściwe miejsce na spotkanie biznesowe. Cykliczne spotkania niewielkich zespołów zazwyczaj odbywają się w siedzibie firmy, jeśli jednak przygotowujesz duże szkolenie lub konferencję, weź pod uwagę wynajem większej sali. Poza murami przedsiębiorstwa warto spotykać się również z partnerami biznesowymi, czyli przedstawicielami współpracujących z tobą firm. Przeniesienie takiego spotkania na neutralny grunt zapewnia większą swobodę obu stronom i jest dobrym pomysłem, jeśli siedziba twojej firmy nie jest szczególnie reprezentacyjna. Również w takiej sytuacji warto skorzystać z oferty profesjonalnego centrum konferencyjnego. W takich miejscach można liczyć nie tylko na dyskrecję, ciszę i wygodę, ale także dostęp do specjalistycznego sprzętu, z którego być może będziesz chciał skorzystać. Projektor multimedialny, flipchart, dostęp do Internetu i sprawna klimatyzacja, to nieodzowne elementy udanego spotkania czy konferencji.