W jaki sposób zniszczyć dokumentację poufną?

Prowadzenie firmy zawsze wiąże się z powstawaniem stosu dokumentów, z których część określa się mianem poufnych. Wiele przedsiębiorstw przechowuje je zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Ich dostanie się w niepowołane ręce, może narazić firmę na przykre konsekwencje. Z tego powodu niepotrzebne już poufne dokumenty powinny być niszczone. W jaki sposób należy to robić?

Jakie dokumenty są uważane za poufne?

Każde przedsiębiorstwo dysponuje dokumentami, które stanowią jego tajemnicę. Mówi o tym, między innymi art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dokumenty uważa się za poufne, gdy mają wartość gospodarczą, przedsiębiorca nie ujawnia ich do wiadomości publicznej lub gdy uznał je za poufne i podjął działania mające na celu ich ochronę. Tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią zatem dokumenty, które po przejęciu przez niewłaściwe osoby mogą być wykorzystane w rywalizacji konkurencyjnej. Do takich pism można zaliczyć:

• dokumenty dotyczące sprzedaży, w tym cenniki, lista klientów, zapytania ofertowe,
• dokumenty marketingowe, na przykład prognozy i plany sprzedaży, wyniki badań konkurencyjnych, plany kampanii,
• dokumenty dotyczące dostawców, kontrahentów, podwykonawców i pracowników,
• informacje o kontroli jakości,
• dokumenty dotyczące produkcji,
• informacje finansowe,
• wewnętrzne informacje o firmie.

Poufne dokumenty mogą zawierać informacje z każdego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Podlegają one ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa. Ich lista jest otwarta.

Jak niszczyć poufne dokumenty?

Niszczenie dokumentów poufnych w przedsiębiorstwie określa Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Informuje ona o obowiązku pozbywania się danych oraz o konsekwencjach niedopilnowania tej czynności. Zanim przystąpi się do niszczenia, należy dokładnie sprawdzić, które dokumenty mogą zostać wyrzucone. Po selekcji można podjąć decyzję o wyborze firmy, która zajmie się niszczeniem. Utylizacją dużej ilości dokumentów papierowych zajmuje się firma R.R.Metall. Wykorzystywane w procesie niszczenia urządzenia zapobiegają odtworzeniu poufnych danych. Dokumenty, które mają być zniszczone, można przechowywać i transportować w specjalnych pojemnikach. Jeśli niszczeniem zajmuje się zewnętrzną firma, trzeba je przewieźć w miejsce, gdzie będą utylizowane. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i zapisanych na nośnikach danych. Klient może osobiście uczestniczyć w niszczeniu. Każdorazowo firma zajmująca się utylizacją wystawia certyfikat potwierdzający zniszczenie danych.