W jaki sposób najlepiej archiwizować dokumenty?

Archiwizacja dokumentów w firmie to ważny etap prac porządkowych. Warto mieć na uwadze, że po wiele z nich pracodawca będzie zmuszony sięgnąć znów po upływie kilku miesięcy, a nawet lat. Dlatego utrzymanie porządku w archiwum to priorytet w dobrze prosperującej firmie. Zadanie można zlecić jednostce wewnętrznej, ale lepszym rozwiązaniem wydaje się powierzenie go firmie zewnętrznej.

Archiwizacja dokumentów jest czynnością pracochłonną, ale też wymagającą wiedzy i standaryzacji procesów. Zaplanowanie, wdrożenie i przestrzeganie konkretnych procedur ma wpływ na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Porządkowanie archiwum

Pomimo tego, że obecnie wiele dokumentów może być archiwizowanych w formie elektronicznej z pomocą dedykowanych do tego programów, to nadal wiele z nich musi być drukowanych. Papierowe kwestionariusze, umowy, druki miesiącami rozrastają się i gromadzą w sekretariatach. Na ich porządkowanie zawsze brakuje czasu, a w wielu firmach również mocy przerobowych. Archiwizacji nie warto jednak zaniedbywać. Na pracodawcach ciąży prawny obowiązek właściwego przechowywania dokumentów. Przepisy regulują również kwestię ich przetwarzania, a wreszcie utylizowania. Przystępując do prac w archiwum, należy uzbroić się w cierpliwość, a także powołać sztab osób odpowiedzialnych za realizację tego zadania. Firmy, które nie mogą pozwolić sobie na powołanie zespołu poprzez wydzielenie go z zasobów kadrowych, korzystają z pomocy firm zewnętrznych, np. takich jak Acta Nova.

Prace do wykonania w archiwum

Bez względu na to, ile lat istnieje firma i ilu pracowników zatrudnia, archiwizowanie dokumentacji zawsze jest pracochłonne. Obejmuje wiele procesów, które należy przeprowadzić bezbłędnie, zgodnie z usystematyzowanym kluczem, jasnym i zrozumiałym dla wszystkich zainteresowanych. Prace porządkowe w dokumentacji obejmują:

• selekcję akt,
• kwalifikowanie dokumentów do poszczególnych kategorii,
• wydzielanie grupy dokumentów przeterminowanych, które mogą zostać zutylizowane,
• segregowanie akt według komórek organizacyjnych,
• klasyfikowanie dokumentów w układzie rzeczowym,
• sporządzanie ewidencji dokumentów aktualnych i przeterminowanych.

Praca składa się z wielu etapów i wymaga znajomości procedur archiwizacyjnych. Posługiwanie się nieefektywnymi metodami może jedynie wzmóc chaos organizacyjny. Realizacja obowiązku inwentaryzacyjnego pozwala ograniczyć wydatki, ułatwić wyszukiwanie informacji oraz zachować pełną poufałość danych, zgodnie z obowiązującym prawem.