Targi i konferencje - gdzie je organizować?

Organizacja targów i konferencji wymaga załatwienia wielu rzeczy. Najważniejszym punktem na liście jest na pewno wybór odpowiedniego miejsca, bo to od niego w dużej mierze będzie zależeć sukces całego wydarzenia. Ponadto, ten punkt pochłania większą część budżetu przeznaczonego na organizację, toteż warto zacząć planowanie właśnie od niego. Radzimy, gdzie najlepiej zorganizować targi lub konferencję.

Co łączy organizację targów z organizacją konferencji?

Bez względu na branżę, organizacja targów i konferencji to poważne wyzwanie, wymagające podjęcia szeregu trudnych decyzji. Choć wydawać by się mogło, że oba wydarzenia są bardzo różne, to jednak mają wiele cech wspólnych, a często są nawet ze sobą połączone. Dlatego przyjrzymy się tematowi poszukiwania miejsca, w którym można zorganizować zarówno targi, jak i konferencję. Główną różnicą między planowaniem targów a planowaniem konferencji jest to, że organizując targi trzeba skupić się przede wszystkim na logistyce i masowej reklamie, a organizując konferencję trzeba połączyć kwestię sponsoringu z merytoryką i promowaniem wydarzenia w węższej grupie docelowej.

Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego miejsca?

Jeśli organizator konferencji lub targów nie dysponuje własną lokalizacją, to musi znaleźć odpowiednią nieruchomość na wynajem. Podczas jej poszukiwań trzeba wziąć pod uwagę takie czynniki, jak koszty wynajmu i wielkość budynku. Ale to nie wszystko.

Szukając miejsca na organizację targów lub konferencji trzeba też pamiętać o miejscach parkingowych, możliwości dojazdu, zarówno własnym środkiem transportu, jak i z wykorzystaniem transportu miejskiego, a także o odległości od stacji kolejowej lub lotniska. Ponadto, jeśli organizowane wydarzenie ma trwać 2 lub więcej dni, należy sprawdzić bazę noclegową oraz dostępne w okolicy usługi gastronomiczne – radzi nasz rozmówca reprezentujący Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach.

Odpowiednia logistyka kluczem do sukcesu

Planowanie targów lub konferencji stawia przed organizatorem liczne wyzwania logistyczne. Przede wszystkim, trzeba zadbać o materiały promocyjne, nie tylko własne, ale i sponsorów wydarzenia, o gastronomię, czy zapewnienie transportu osobom biorącym czynny udział w całej imprezie. Ponadto, w przypadku targów, dobrze jest zaoferować wystawcom pomoc przy transporcie ich stoisk oraz materiałów wystawienniczych. Dobrym pomysłem jest organizacja konferencji lub targów w specjalnie przystosowanych do tego centrach konferencyjnych, które dysponują odpowiednim zapleczem, umożliwiającym zaplanowanie każdego wydarzenia. Takie miejsca pomieszczą nawet bardzo dużą liczbę uczestników oraz posiadają wszystkie niezbędne do jego organizacji elementy.