Szkolenia dla pracowników. Jak wypracować świadomość procesową i umiejętność optymalizacji procesów

Świadomość istnienia procesów w strukturze firmy wśród pracowników pozwoli na ich umiejętną optymalizację. Jeśli zmienimy dotychczasową realizację określonych czynności, bez problemu wyeliminujemy te, które są nieefektywne lub się dublują. Dzięki odpowiednim szkoleniom pracowników, przy użyciu mniejszych nakładów firma będzie w stanie uzyskać większe przychody – korzyści z tym związane odniosą wszyscy.

Poprawa efektywności pracy jest kluczowym zadaniem, którego realizacja umożliwi zwiększenie zysków i zmniejszenie kosztów firmy. Warto więc wdrożyć w firmie działania umożliwiające optymalizację procesów – przede wszystkim na poziomie pracowniczym. Ważne są nie tylko pojedyncze działy, ale firma jako całościowa struktura, jednak to dzięki dobrze wyszkolonym pracownikom struktura ta może działać optymalnie.

Umiejętność optymalizacji procesów warto zacząć już na poziomie poszczególnych stanowisk

Najistotniejszym elementem, od którego warto rozpocząć szkolenia pracowników, jest pomiar procesów oraz ich analiza. Dzięki temu możliwe jest dokładne określenie zadań wykonywanych na danym stanowisku oraz zdefiniowane sposobu ich optymalizacji. Wszystkie te informacje można następnie przekazać pracownikom w formie warsztatów czy szkoleń.

Istotną kwestią, o której często się zapomina, jest ustawienie odpowiednich kanałów komunikacji wewnątrz firmy. Dobrym na to sposobem jest przeprowadzenie szkolenia dotyczącego komunikacji wewnętrznej. Sprawne porozumiewanie się w obrębie jednego działu oraz pomiędzy działami, poprawia funkcjonowania całej firmy oraz pozytywnie wpływa na zadowolenie pracowników.

Ważnym elementem dobrze zarządzanej organizacji jest także wprowadzenie instrukcji stanowiskowych. Poszczególne stanowiska różnią się od siebie. Zakres obowiązków osoby, która przechodzi z jednej firmy do drugiej, na pewno się zmieni, nawet jeśli sama nazwa stanowiska zostaje niezmieniona. Dlatego, mimo że tworzenie takiej dokumentacji bywa żmudne i zdawałoby się niepotrzebne, warto posiadać taki dokument, i mieć możliwość wykorzystania go, chociażby przy wdrożeniu nowego pracownika

Optymalizacja procesów

Na poziomie optymalizacji procesów równie ważne co wykonanie analizy, jest przeszkolenie pracowników. W tym przypadku należy ustalić kolejność działań przy współpracy z innymi działami, ze szczególnym uwzględnieniem działu HR, który staje się przewodnikiem wdrażanych zmian.

Umiejętność nazwania błędów procesowych jest pierwszym krokiem do sukcesu – mówi specjalista z firmy doradczej Nova Praxis – Pracownik po szkoleniu wie, że należy się ich wystrzegać, jest wyczulony na marnotrawstwa procesowe, dzięki czemu dąży do ich poprawy. Efektem optymalizacji na poziomie procesowym jest na przykład zminimalizowanie błędów i pomyłek, także dzięki wdrożeniu działań w oparciu o instrukcje i procedury. – dodaje.

Ustalenie celów nie tylko dla pracowników, ale również managerów pozwala na obniżenie kosztów i skrócenie czasu obsługi procesów. Świadomość procesowa oraz umiejętność optymalizacji tych procesów daje wymierną korzyść nie tylko pracownikom, ale również całej firmie.