System workflow. Czym jest i dlaczego warto z niego korzystać?

Workflow to obecnie najbardziej powszechny system zarządzania zespołem pracowników. Możemy go dosłownie interpretować jako przepływ pracy, polegający na automatyzacji procesów biznesowych, stworzeniu elektronicznego obiegu dokumentów oraz przypisywaniu poszczególnym pracownikom konkretnych zadań do wykonania, będących składowymi większego procesu.

Z czym to się je?

Najprościej rzecz ujmując, workflow to automatyzacja procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych. Może to dotyczyć sekwencji działań następujących po sobie, ale także tych, które odbywają się jednocześnie, są ze sobą połączone i wpływają na siebie wzajemnie. Workflow to przede wszystkim oprogramowanie, które służy do wspomagania pracy w zespole pracowników. Pozwala ono na określenie, jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią konkretne osoby, które uczestniczą w danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Istnieje szereg narzędzi wspomagających tworzenie procesów workflow. Jeden z nich stworzyła firma e.volution z Katowic:

Odpowiadając na potrzeby klientów, stworzyliśmy system workflow o nazwie Business Process Managament (w skrócie BPM). Z jego pomocą możliwe jest zautomatyzowanie procesów, które dotychczas były analogowe, np. procesów dotyczących urlopów pracowniczych. Można go połączyć z innymi modułami, np. z systemem archiwizacji dokumentów lub systemem do zarządzania pocztą elektroniczną.

Zalety workflow

Workflow pozwala na zdefiniowanie i kontrolowanie działań w procesach biznesowych. Daje też możliwość pomiaru i analizy tych procesów, aby można je było stale ulepszać. Pozwala na redukcję ilości czasu poświęconego na przetwarzanie informacji, danych, dokumentów i wyeliminowanie tzw. wąskich gardeł, czyli miejsc w firmie, które spowalniają działania. Pozytywną konsekwencją tego jest również redukcja kosztów – pracownicy stają się bardziej wydajni, dzięki zoptymalizowaniu płynności pracy. Możemy przekierować ich potencjał w kierunku innej działalności, co pozytywnie wpłynie na odświeżenie zespołu, ale także na rozwój firmy. Dzięki systemowi workflow poprawia się przepływ i dostępność do informacji. Pracownicy wiedzą, co i dlaczego mają robić, zajmują się konkretnymi działaniami, za które są odpowiedzialni. Zasady pracy są przejrzyste, poprawia się komunikacja między kadrą kierowniczą, a pracownikami. W takim środowisku znacznie łatwiejsze jest także wdrożenie nowego pracownika. Informacje, dokumenty i dane są uporządkowane i bezpieczne, ponieważ ich obieg jest przejrzysty i wyraźnie widoczny w systemie. Kluczowe jest tutaj pojęcie wersjonowania – dzięki workflow nie mnożą się kolejne wersje dokumentów, udział każdego z pracowników jest wyraźny, także w przypadku błędów lub naruszeń łatwo znaleźć osobę odpowiedzialną. Workflow wspiera pracę w środowiskach rozproszonych (w dzisiejszych czasach tak często przecież pracownicy znajdują się na różnych kontynentach), w takich, w których wiele procesów przebiega równolegle oraz w firmach opartych w dużej mierze na pracy zdalnej.