Przygotowanie procesów pod digitalizację

Sytuacja na świecie związana z pandemią COVID-19 wymusiła przyspieszone wdrożenie rozwiązań, dzięki którym możliwa jest praca na odległość. Digitalizacja papierowych dokumentów okazała się koniecznością, która oprócz wyzwań związanych z przygotowaniem procesów, niesie ze sobą również liczne korzyści, przede wszystkim finansowe. Przyjrzyjmy się bliżej etapom przygotowań procesów pod digitalizację.

Czym jest, a czym nie jest digitalizacja w biurze?

Na początku warto wyjaśnić, czym tak naprawdę jest digitalizacja. Transformacja cyfrowa to dużo więcej niż system – nie wystarczy jedynie zeskanować dokumentów. Aby mówić o digitalizacji procesów, należy całkowicie pozbyć się papieru z obiegu informacji w firmie, a także zautomatyzować dalsze ich przetwarzanie.

System digitalizacji jest wówczas maksymalnie bezobsługowy, co wiąże się nie tylko ze zmniejszeniem liczby obowiązków, ale również realnymi oszczędnościami. Choć wdrożenie digitalizacji w biurze wymaga inwestycji związanej z przeprowadzeniem analizy procesów, zakupem oraz konfiguracją sprzętu i systemów, przygotowaniem szablonów i wdrożeniem pracowników, ostatecznie zyskuje na tym cała organizacja. Nawet samo wyszukiwanie dokumentów stanowi niemały koszt – nie wspominając o pozostałych etapach związanych z obiegiem dokumentacji papierowej, które zwykle wykonywane są ręcznie.

Identyfikacja źródeł dokumentów – pierwszy krok ku digitalizacji

Pierwszy etapem związanym z przygotowaniem procesów pod digitalizację, jest ustalenie oraz identyfikacja wszystkich źródeł dokumentów. Umożliwi to wyeliminowanie całej dokumentacji papierowej już na wejściu wszystkich procesów. To etap niezbędny także dla ustalenia, jaki sprzęt oraz oprogramowanie będą niezbędne, aby proces skanowania był efektywny. Okazuje się bowiem, że dokumentów papierowych jest zwykle od pięciu do dziesięciu razy więcej niż samych faktur. Dlatego dobór parametrów urządzeń i systemów na podstawie liczby faktur mija się z celem – nie będzie to sprzęt wystarczający do zadań, które faktycznie będzie musiał zrealizować.

Jest to etap, w którym przeprowadzana jest analiza procesów związanych nie tylko z miejscami, w których tworzone są dokumenty, ale również tymi, w których są przetwarzane. Na tej podstawie możliwe jest przejście do kroku drugiego, w którym stworzony zostanie projekt przepływu informacji.

Ścieżka obiegu dokumentów – jak jest, a jak być powinno

Aby stworzyć procedury i reguły, które umożliwią maksymalne zautomatyzowanie obiegu dokumentów w firmie, niezbędne jest przeprowadzenie analizy procesów – wyjaśnia specjalista z Nova Praxis, firmy oferującej szybką optymalizację procesów biznesowych. – Na tym etapie uwaga zostaje skupiona na przepływie informacji między stanowiskami i działami, miejscami tworzenia dokumentów oraz poboru danych niezbędnych do tego procesu, etapów procesowania zaakceptowanych lub podpisanych dokumentów. Sprawdza się, czy istnieją wzorce dokumentów, a także czy możliwe jest ujednolicenie danych w organizacji. W przypadku procesu wprowadzania dokumentów do obiegu ustala się informacje związane z rodzajem dokumentu, osób, których dotyczy dokument, a także osób, które są upoważnione do jego podpisania, daty utworzenia oraz daty rejestracji – dodaje.

Zakres informacji, które są pobierane, zależy od tego, jak bardzo zautomatyzowane mają być procesy. Samo zeskanowanie dokumentu nie wnosi wartości dodanej, a nawet wiąże się z dodatkowymi kosztami, natomiast proces tworzenia zamówień jest powiązany z procesem korespondencji przychodzącej – dlatego ten etap jest niezwykle ważny, aby mówić o digitalizacji, nie zaś o półautomatycznym obiegu dokumentów.

Dostarczenie sprzętu oraz konfiguracja systemów

Choć podstawowym urządzeniem niezbędnym do digitalizacji jest skaner, sam w sobie nie wystarczy. Niezbędny jest również system, który umożliwi m.in. podział dokumentów na pliki, optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), eliminację pustych stron, tworzenie plików PDF oraz automatyczne przesyłanie dokumentów do wybranych adresatów. W skład zestawu do digitalizacji wchodzi również aplikacja biznesowa oraz lokalny serwer plików.

Oczywiście sam sprzęt to nie wszystko, ponieważ potrzebna jest wiedza, w jaki sposób z niego korzystać. Dlatego tworzone są bazy wzorców dokumentów, procedury oraz instrukcje. Ostatnim etapem jest wdrożenie zaprojektowanego systemu, związane z przygotowaniem środowiska pracy, migracją danych, a także szkoleniami i warsztatami dla pracowników. Nadzór nad uruchomieniem oraz wzmożony support techniczny umożliwi efektywne korzystanie z systemu, a więc w pełni automatyczny i elektroniczny obieg faktur, umów i zamówień.