Przygotowanie procesów do robotyzacji

Roboty obsługujące e-maile, opisujące faktury w systemie workflow czy przenoszące dane między systemami, to coraz częściej nie scenariusz filmu science-fiction, a realistyczna wizja pracy w niektórych przedsiębiorstwach. Usługa zwana przygotowaniem procesów do robotyzacji pozwala na optymalizację procesów biznesowych, dzięki czemu korzysta z niej coraz większa liczba przedsiębiorców. W naszym artykule wyjaśniamy, na czym ona polega.

Pomiar, analiza i mapowanie procesów

Celem robotyzacji procesów w firmie jest efektywność kosztów pracy, co jest jednym z założeń jej działalności. Warto w tym celu skorzystać z usługi przygotowania procesów do robotyzacji, w ramach której czyniony jest pomiar procesów. Pozwala on wskazać odpowiednie czynności do robotyzacji (te kosztowne i powtarzalne), aby nie mnożyć inwestycji w automatyzację. W pomiar procesów zaangażowani są wszyscy pracownicy badanego obszaru, co pozwala na uzyskanie szerokiej bazy informacji na temat kosztów danych operacji i ustalenie na jej podstawie priorytetów.

Przy okazji prowadzone są wywiady analityczne z pracownikami liniowymi, uzupełniane informacjami od kierowników. Po nich następuje mapowanie procesów. Analizie poddawane są operacyjne przetwarzania dokumentów oraz procesy tworzenia raportów. Mapowanie pozwala uchwycić ogólny obraz i wskazać potencjalne obszary do automatyzacji. Identyfikowane są także możliwe warianty procesu, anomalii, potencjalnych zagrożeń oraz jego zmienności, a także dane liczbowe, które dotyczą procesu, takie jak: ilość dokumentów oraz błędów. Wszystko po to, aby zebrać informacje na temat sytuacji, mogących być blokerem dla wdrożenia robota.

Wybór obszarów do automatyzacji i wdrażanie robotów

Wyniki wspomnianego wcześniej pomiaru procesów są niezbędne do wskazania miejsc do automatyzacji. Dotyczą one kosztów elementarnych czynności, dlatego na ich podstawie ocenia się, ile godzin, a tym samym złotówek, można zaoszczędzić po wdrożeniu w danym miejscu robota. Pomiar dostarcza faktów dotyczących szerszej grupy procesów, co ułatwia ustalenie listy priorytetów, która pomaga w realizacji automatyzacji kolejnych obszarów. W ramach przygotowania procesów do robotyzacji wskazuje się również bariery w poszczególnych obszarach, na które nikt w firmie nie ma wpływu. W takich przypadkach można skorzystać z alternatywnych działań, np. zmian organizacyjnych, które zapewnią standaryzację procesu umożliwiającą automatyzację, a także nadzór.

Podczas przygotowania procesów do robotyzacji modelujemy proces TOBE, uwzględniający rolę automatu oraz czynności, które zapewniają standaryzację danych wejściowych dla automatu. Ponadto mapujemy ścieżki awaryjne, w razie problemów z robotem, oraz definiujemy zmiany w procesach kontroli automatyzowanego procesu, które muszą szybciej reagować na problemy – obrazuje specjalista z firmy Nova Praxis, która specjalizuje się w dostarczaniu organizacjom usług analizy i pomiaru procesów. – Tworzymy również specyfikację działania robota, instrukcje stanowiskowe i materiały dla pracowników z informacjami, o co należy dbać, aby zapewnić jakość danych dla robota, a także plan wdrożenia, który uwzględnia m.in. zmiany w umowach z kontrahentami oraz zmiany KPI procesowych w systemach premiowych. Ostatnim etapem jest już tworzenie i wdrażanie robotów, a także przeszkolenie pracowników z nowych procesów.