Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe są podstawą działania każdej firmy. Sposób ich prowadzania, a także podmioty do tego uprawnione wskazuje Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Warto zapoznać się z regulacjami, które zawiera, po to, aby wiedzieć, jak prowadzić nasze księgi rachunkowe. Chociaż zgodnie z ustawą możemy je prowadzić sami lub zlecić tę czynność podmiotowi świadczącemu usługi w tym zakresie, zawsze warto znać przepisy. Księgi rachunkowe to zbiór dekretów księgowych oraz sald. Ten zbiór danych, utrwalonych dzięki komputerowym zapisom lub na innych nośnikach, służy do tego, aby przechowywać informacje o stanach zasobów pieniężnych firmy oraz procesach gospodarczych. Jest olbrzymią pomocą w zorientowaniu się w sytuacji firmy, gdyż prowadzony jest w sposób chronologiczny i systematyczny. Obecnie mało który przedsiębiorca sam zajmuje się prowadzeniem ksiąg; najczęściej zleca tę czynność odpowiedniemu biuru rachunkowemu lub wykorzystuje do tego komputerowy program finansowo-księgowy. Nie zwalnia go to jednak z obowiązku znajomości przepisów, regulujących sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Rzetelność

Pierwszą zasadą prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rzetelność, co oznacza, że księgi powinny przedstawiać stan rzeczywisty, odpowiadający wymaganiom i zgodny z prawdą. Jeśli są one prowadzone niezgodnie z rzeczywistością, wówczas mówimy o nierzetelności.

Bezbłędność

Kolejna zasada, wymieniana w Ustawie o rachunkowości, to bezbłędność. Oznacza ona, iż wszystkie dane zawarte w księgach ujęte są w sposób poprawny, a wszystkie dokumenty, przyporządkowane do danego okresu, wprowadzono kompletnie i bez błędów. Ponadto, aby spełnić ten wymóg, w księgach rachunkowych powinna zostać zapewniona ciągłość zapisów, a stosowane procedury obliczeniowe powinny być bezbłędne. Dowody księgowe podlegające zaksięgowaniu w danym miesiącu powinny być poprawnie dołączone do dokumentów. Jeśli chcemy mieć pewność, że nasze księgi rachunkowe będą prowadzone w sposób poprawny, zwróćmy się do Kancelarii Finansowo-Księgowej Lex z Wrocławia. Specjaliści od księgowości zadbają o wysoką jakość usług w przystępnych cenach.

Sprawdzalność

Niemniej ważna jest sprawdzalność. Mówimy o niej wtedy, kiedy istnieje możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych zapisów, stanów oraz sald. Stosowane procedury obliczeniowe powinny być przejrzyste i czytelne na każdym etapie, tak samo jak identyfikacja dowodów księgowych. Zapisy muszą być uporządkowane chronologicznie oraz systematycznie, a uzyskanie jasnych i zrozumiałych informacji powinno być możliwe w dowolnym czasie i momencie.

Prowadzenie ksiąg na bieżąco

W końcu, według Ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco. Oznacza to, że znajdują się w nich zapisy o dokonywanych operacjach gotówkowych, czekowych oraz wekslowych w dniu ich przeprowadzenia. Zapisy o nich powinny znaleźć się w księgach rachunkowych bez opóźnień  oraz w sposób niedopuszczający do powstawania zaległości.