Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Przechowywanie stosu dokumentów firmowych w formie papierowej często jest powodem braku miejsca. Poza tym ciągłe drukowanie, kserowanie, dostarczanie i odbieranie ich od kontrahentów i urzędów bywa męczące. Współczesne technologie pozwalają jednak na digitalizację. Proces ten polega na przetwarzaniu dokumentów z formy papierowej na cyfrową. Dzięki digitalizacji dostęp do nich jest dużo łatwiejszy i wygodniejszy.

Co warto wiedzieć o digitalizacji dokumentów?

Jak już wspomniano, digitalizacja polega na przetwarzaniu dokumentów papierowych na ich cyfrową formę. Dziś proces ten wykorzystuje praktycznie każde przedsiębiorstwo. Do przeprowadzenia digitalizacji wymagane jest specjalne oprogramowanie, które oferuje firma Torell Technnology. Programy te umożliwiają rozpoznanie tekstu i odnalezienie w nim liter i znaków graficznych. Takie działanie będzie możliwe na dokumencie bardzo dobrej jakości. W takim przypadku digitalizacja przebiegnie pomyślnie. Właściciele przedsiębiorstw często obawiają się powierzenia dokumentów firmom zajmującym się digitalizacją. Zawsze istnieje ryzyko, że poufne dane wyciekną do konkurencji lub zostaną wykorzystane w niewłaściwy sposób. Obawy te są jednak bezpodstawne. Firmy zajmujące się digitalizacją mają w obowiązku zachowanie w tajemnicy zawartości dokumentów. Ich rozpowszechnianie bez zgody właściciela jest nie tylko niezgodne z prawem, ale przede wszystkim niemoralne.

Zalety digitalizacji dokumentów

Digitalizacja dokumentów ma raczej więcej plusów niż minusów. W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorców decyduje się na przetworzenie ich na formę cyfrową. Do podstawowych zalet digitalizacji należą:

• oszczędność miejsca w biurowej przestrzeni,
• możliwość poukładania dokumentów według ustalonego przez firmę schematu,
• łatwość wyszukiwania informacji,
• możliwość pracy z wybranymi dokumentami na odległość,
• przyspieszenie pracy,
• redukcja kosztów pracy.

Dokumenty w formie papierowej często ulegają zniszczeniu lub zostają zgubione. Znajdujące się w jednym miejscu zdigitalizowane pisma są bezpieczne, a każda zainteresowana i upoważniona do wglądu osoba ma do nich łatwy dostęp. Dokumenty w formie cyfrowej nie muszą być przechowywane w archiwum, zatem nie zajmują cennego miejsca. Ponadto, ich drukowanie w większych ilościach bywa kosztowne. Niektóre firmy są zobowiązane do druku masowego, dlatego dużo lepszą opcją jest dla nich przetworzenie dokumentów na formę cyfrową. Zalety digitalizacji można wymieniać bez końca, jednak to czy firma się na nią zdecyduje, zależy tylko od decyzji właściciela. W dobie tak szybkiego rozwoju technicznego tylko nieliczni przedsiębiorcy nie chcą skorzystać z wygodnych sposobów prowadzenia własnej firmy.