Jak wybrać idealny hotel na organizację konferencji?

Miejsce odpoczynku oraz relaksu, przestrzeń do pracy i rozwijania umiejętności, czy lokalizacja dla imprez oraz spotkań biznesowych to tylko niektóre z możliwych określeń na ośrodek wypoczynkowy. Hotele stanowią także coraz częściej miejsce na organizację konferencji zarówno tych biznesowych, jak i naukowych. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, wybierając hotel na konferencję.

Dogodna lokalizacja

Organizacja konferencji w ośrodkach wypoczynkowych jest coraz popularniejsza. Miejsca te nie tylko sprzyjają kontaktom na neutralnym gruncie, ale także oferują w pełni wyposażone zaplecze konferencyjne, które pomaga prelegentom, prezesom firm lub menadżerom zachować profesjonalizm prezentacji. Jednym z najważniejszych kryteriów wyboru hotelu na konferencje jest lokalizacja. Ośrodki wczasowo - konferencyjne znajdują się na terenie całego kraju, należy więc zwrócić uwagę na czynniki, takie jak dogodny dojazd oraz wielkość i położenie parkingu.

Jak podkreśla ekspert reprezentujący Hotel Ambasada:

Większe konferencje odbywają się zazwyczaj w centrach dużych miast lub blisko głównych węzłów komunikacyjnych, co pozwala na łatwy dojazd uczestnikom z różnych części kraju. Często wiąże się to także z większą liczbą miejsc postojowych oraz odpowiednią bazą noclegową dla osób, które po konferencji chciałyby spędzić noc w hotelu.

Wielkość bazy noclegowej

Duża baza biznesowa hoteli pozwala na przeprowadzenie w nich nie tylko dużych szkoleń, ale także konferencji oraz sympozjów. Takie wydarzenia nie byłyby możliwe do zorganizowania w tradycyjnym hotelu, ponieważ uczestnicy konferencji naukowych lub biznesowych mogą chętnie skorzystać z możliwości spędzenia nocy w hotelu i pozostawienia w sejfie cennego sprzętu elektronicznego, albo ważnych dokumentów. Z tego względu wybór hotelu na konferencję powinien być także przemyślany pod względem wyposażenia pokoju hotelowego oraz standardu.

Komfort oraz wygoda to aspekty szczególnie pożądane przez uczestników wielogodzinnych spotkań, którzy chcą odpocząć przed podróżą do domu w schludnym i przytulnym pokoju.

Bogate zaplecze konferencyjne

Wybierając hotel na konferencję, należy zwrócić uwagę także na zaplecze konferencyjne, które jest elementem odróżniającym tradycyjny hotel od obiektu hotelowo-konferencyjnego.  Wśród licznych elementów wyposażenia sal konferencyjnych znajdują się rzutniki, ekrany, mikrofony, wskaźniki laserowe, czy flipcharty, co pozwala na przeprowadzenie konferencji wzbogaconej o pomoce wizualne oraz audiowizualne. Sprawne przedstawienie materiału umożliwia także dostępność kilku sal konferencyjnych, które mogą pomieścić nawet do 200 osób.

Ciekawym rozwiązaniem może okazać się zastosowanie systemu ścian przesuwnych, który daje możliwość połączenia przestrzeni w jedną dużą salę lub stworzenia mniejszych odrębnych pomieszczeń. Może być to wykorzystane, kiedy pozostałe kameralne sale są zajęte, a w jednym czasie odbywa się kilka konferencji lub spotkań biznesowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu przeprowadzane szkolenia lub sympozja nie będą ze sobą w żaden sposób kolidowały.