Jak wybrać dobrze miejsce na konferencję?

Wybór miejsca na konferencję to bardzo ważny element wydarzenia, którego ona dotyczy. Nie ma tu miejsca na przypadek – dobrze dobrane miejsce zapewni nam osiągnięcie zamierzonego celu i wizerunku, jaki ma wywołać konferencja. Tutaj każdy element jest ważny i ma swoje znaczenie. Co wziąć zatem pod uwagę, wybierając miejsce na naszą konferencję?

Po pierwsze – sala

Organizowanie konferencji nie jest nigdy celem samym w sobie – to jedynie środek do osiągnięcia innego celu. Jednak wybór dobrej sali konferencyjnej może zaważyć na całości. Celem konferencji może być promocja książki, prezentacja nowego produktu lub spotkanie branżowe, na którym omawiane będą sprawy bieżące. Sale konferencyjne są też miejscem, na którym organizuje się spotkania zamknięte, czasem dla bardzo wąskiego grona. Wbrew pozorom, charakter takich spotkań może być różny – czasem taką salę wynajmuje się dla spotkań towarzyskich lub półoficjalnych. Wszystko to pokazuje nam, że powierzchnia sali jest pierwszą rzeczą, nad którymi powinniśmy się zastanowić przy jej wyborze. Jest to jeden z elementów, który może zaakcentować kameralność spotkania, lub też podkreślić doniosłość wydarzenia i ilości zaangażowanych weń osób.

Wyposażenie

Podobnie jest z wyposażeniem sali – powinno nam ono służyć do zrealizowania celu konferencji. Jeżeli robimy prezentację produktu dla kilkudziesięciu osób, nieodzowny będzie duży ekran i projektor. Konieczne będzie też wtedy użycie mikrofonu i nagłośnienia, a krzesła ustawimy możliwie gęsto, by zmieścić wszystkich uczestników. Jeśli jednak omawiamy bieżącą strategię firmy lub nawet tylko jednego działu, a spotkanie odbędzie się w gronie kilkunastu osób, to wystarczy nam większy lub mniejszy flipchart i ustawienie krzeseł w podkowę. Zdarza się nawet, że w sali konferencyjnej organizowane są spotkania medytacyjne, czy szkolenia aktorskie – wtedy wszelkie sprzęty będą jedynie przeszkadzać, ponieważ ważniejsza jest przestrzeń do siedzenia na macie lub ruszania się. Bardziej przydatna niż nawet najlepszy projektor będzie wtedy możliwość zaciemnienia sali.

Mierzyć siły na zamiary

Jak więc widzimy, wybranie sali na konferencję, spotkanie lub szkolenie to nie tylko wykręcenie numeru na telefonie i zarezerwowanie terminu. To przede wszystkim zadanie sobie pytania, w jakim celu organizujemy spotkanie i podporządkowanie sali temu konkretnemu celu. Należy się też zastanowić, co dokładnie będzie nam potrzebne do realizacji naszego celu, biorąc pod uwagę ilość uczestników oraz czy jest coś, co może nam w tym przeszkodzić – jeśli bowiem chcemy zorganizować warsztat medytacyjny lub imprezę integracyjną, wybór sali znajdującej się w mieście lub jego bliskości nie tylko nie ułatwi nam zadania, ale może wręcz zaszkodzić. Takie miejsca jak np. Hotel Remes mają zawsze do wyboru kilka wariantów sal i wyposażenia, można zatem skonsultować z obsługą swoje potrzeby i wspólnie dobrać najlepszą dla nas salę.