Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?

Wiele osób, ale przede wszystkim przedsiębiorstw, codziennie generuje ogromną ilość dokumentów. Mogą mieć formę papierową, ale też elektroniczną, czyli na przykład nośników USB lub płyt CD. Dokumenty firmowe zazwyczaj są poufne i zawierają bardzo ważne informacje, kluczowe dla działania przedsiębiorstwa. Z tego powodu tak ważne jest ich bezpieczne i skuteczne niszczenie. Podpowiadamy, w jaki sposób można przeprowadzić ten proces.

Co mówią przepisy prawne?

O skutecznej ochronie danych osobowych mówią najnowsze przepisy RODO. Jeszcze do niedawna wiele instytucji wykorzystywało do tego tradycyjne niszczarki. Dokumenty końcowo trafiały do zwykłego kosza na śmieci. W takiej formie wszystkie dane osobowe mogły zostać bardzo szybko rozszyfrowane przez niepożądane osoby. Prowadziło to do licznych kradzieży i wyłudzeń. Ustawa RODO nie mówi o konkretnych sposobach na niszczenie dokumentów, jednak muszą być przeprowadzone w taki sposób, aby nie było możliwe odczytanie z nich jakichkolwiek danych osobowych.

Eksperci z firmy EKO– WTÓR wyjaśniają: Przedsiębiorstwa mogą przeprowadzać niszczenie dokumentów w sposób samodzielny, jednak zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest powierzenie tego procesu specjalnej firmie. Jej pracownicy są świadomi wszystkich przepisów i posiadają specjalistyczny sprzęt, który uniemożliwia odczytanie poufnych danych.

W jaki sposób przeprowadzić niszczenie dokumentów?

Proces niszczenia dokumentów przez specjalną firmę wiąże się z pewnymi formalnościami. Do najważniejszych należy umowa, w której określony jest dokładny termin, prawa i obowiązki przyświecających usłudze. Do zniszczenia dokumentów konieczna jest też umowa, która mówi o powierzeniu poufnych zlecającego firmie, która się tym procesem zajmie. W przeciwnym wypadku niszczenie nie będzie miało podstaw prawnych, co może nieść za sobą poważne konsekwencje finansowe.

Zawarcie umowy potwierdza, że usługodawca jest wyposażony w odpowiednie zaplecze, czyli sprzęt i kwalifikacje niezbędne do niszczenia dokumentów. W umowie muszą być też zawarte informacje o ilości i charakterze powierzanych materiałów.

Sprawy, które trzeba ustalić z firmą niszczącą dokumenty

Ważnym aspektem wspomnianego procesu jest zgromadzenie i transport wszystkich dokumentów. Wiele firm proponuje także samodzielny ich odbiór. Poufne materiały najczęściej są przechowywane w specjalnie zabezpieczonych pojemnikach. Po wykonanej usłudze konieczne jest też wystawienie certyfikatu, który potwierdza bezpieczne i skuteczne zniszczenie dokumentów. Warto też na bieżąco śledzić cały proces i zadbać o wydanie protokołu zdawczo – odbiorczego.