konferencja-biznesowa
21 maja 2018

Kategoria:
Inne

Gdzie zorganizować konferencję biznesową?

Organizując konferencję biznesową trzeba pamiętać o wielu sprawach, przy czym najważniejsze jest oczywiście przygotowanie merytoryczne i to ono pochłania organizatorom najwięcej czasu. Jednak nie radzimy zapominać o sprawach czysto praktycznych, takich jak odpowiednio wczesna rezerwacja sali, cateringu i ewentualnych noclegów dla uczestników konferencji.

Rezerwacja sali konferencyjnej

Dokładne opracowanie planu konferencji wraz z harmonogramem wystąpień i poruszanych tematów jest oczywiście bardzo ważne, jednak w tej kwestii może dochodzić do zmian nawet w dniu samego wydarzenia. Natomiast jeżeli chodzi o miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, musi ono być gotowe na przyjęcie gości z odpowiednim wyprzedzeniem – przekonuje nasz rozmówca z Zajazdu na Kępie w Ustroniu.

Trudno mówić o udanej konferencji w sytuacji, gdy goście przybywają do nieprzygotowanej sali, w której brak wystarczającej ilości miejsc, sprawnego sprzętu czy obsługi. Niezwykle istotne jest także zapewnienie oprawy cateringowej spotkania – tutaj również nie ma miejsca na improwizację.

Właśnie dlatego wybór i rezerwacja sali konferencyjnej to jedno z pierwszych zadań organizatora. Znalezienie dobrego miejsca na konferencję jest pierwszym zadaniem po ustaleniu terminu i listy uczestników spotkania.

Jak wybrać miejsce na konferencję biznesową?

Podstawowym kryterium wyboru miejsca na konferencję jest oczywiście wielkość sali i jej dostępność w planowanym terminie spotkania. W przypadku konferencji kilkudniowych ważne jest także zapewnienie uczestnikom noclegu, dlatego warto rozglądać się za takimi ośrodkami, które zapewniają również zakwaterowanie.

Wystarczająco duża przestrzeń, która pomieści wszystkich uczestników, to oczywiście  nie wszystko. Warto upewnić się, że dany lokal ma doświadczenie w obsłudze tego typu wydarzeń i czy dysponuje wymaganym sprzętem, takim jak projektor z ekranem czy flipchart. Uczestnicy wielogodzinnych konferencji biznesowych muszą oczywiście… jeść, dlatego upewnij się, że w danym miejscu możesz liczyć na dobry catering.

Gdzie zorganizować konferencję?

Zapraszając na spotkanie naszych partnerów biznesowych zawsze staramy zaprezentować się z jak najlepszej strony. Miejsce, w którym przyjmiemy naszych gości, nawet jeśli nie jest ono bezpośrednio powiązane z naszą organizacją, w pewnym sensie będzie świadczyło o naszym dobrym guście i zaangażowaniu.

Nie zawsze przepych i nadmiar luksusów świadczą dobrze o intencjach organizatora. Jeżeli chcesz utrzymać nieco luźniejszą i przyjazną atmosferę podczas spotkania, wybierz bardziej kameralny lokal, w którym wszyscy poczują się swobodnie. Dobrym pomysłem jest wybór miejsca o tradycyjnym charakterze, utrzymanego np. w stylu góralskim.

Kolejną ważną kwestią jest dojazd na spotkanie, a zatem bierz pod uwagę lokalizację sali. Aby zapewnić uczestnikom konferencji możliwy spokój, warto zdecydować się miejsce położone nieco na ustroniu, jednak dobrze skomunikowane z większymi miastami.

Jednym z ulubionych miejsc do organizacji spotkań biznesowych przedsiębiorców ze Śląska jest Zajazd na Kępie w Ustroniu. Lokal spełnia wszystkie wymagania, jakie można stawiać sali konferencyjnej na około 70 osób. Goście mogą liczyć na niczym niezmącony spokój, a jednocześnie, dzięki położeniu pensjonatu przy drodze wojewódzkiej, również na świetną komunikację z pozostałymi miastami regionu.