Czym jest depozyt dokumentów?

Wiele dokumentów jest przechowywanych w depozycie. Ma to zapewnić ich zabezpieczenie przed niewłaściwymi warunkami atmosferycznymi, np. nieodpowiednią temperaturą czy wilgocią. To sposób na czasową ochronę akt przed nieuprawnionym dostępem lub ich zaginięciem lub zniszczeniem. Nie każdy podmiot może prowadzić taki depozyt, konieczne jest spełnienie konkretnych warunków. Dowiedz się, dlaczego warto zdecydować się na depozyt notarialny!

Dlaczego warto złożyć dokumenty do depozytu?

Depozyt dokumentów jest usługą czasowego gromadzenia dokumentów. Dzięki niemu możliwe są:

• odciążenie powierzchni biura, firmy lub prywatnego domu czy mieszkania,
• zabezpieczenie akt przed dostępem osób nieupoważnionych,
• ochrona cennych, wrażliwych danych przed niekorzystnymi warunkami otoczenia,
• zapewnienie efektywności obsługi i zarządzania dokumentacją.

Jak wskazują specjaliści Kancelarii Notarialnej Agaty Zawadzkiej-Bernasiak, nad zdeponowanymi dokumentami czuwają profesjonaliści. Znają odpowiednie przepisy prawa i zasady przechowywania akt. Jedną z możliwości w tym zakresie jest depozyt notarialny, stanowiący skuteczny sposób na zabezpieczenie wielu transakcji i prywatnych oraz urzędowych dokumentów.

Charakterystyka depozytu notarialnego

Depozyt notarialny pozwala przede wszystkim na zabezpieczenie ważnych akt przed dostępem osób postronnych. Jest również wykorzystywany w przypadku konieczności zabezpieczenia transakcji, które są dokonywane w obecności notariusza, np. sprzedaży nieruchomości. Można w nim złożyć dokumenty stanowiące przedmiot dokonywanych w kancelarii notarialnej i poza jej terenem czynności notarialnych. Obejmuje on dokumenty, gotówkę w walucie polskiej i obcej oraz papiery wartościowe. Wśród najczęściej pozostawianych w depozycie dokumentów znajdują się spisane własnoręcznie oraz sporządzone w obecności notariusza, testamenty i dokumenty na informatycznych nośnikach danych. należy jednak pamiętać, że notariusz może odmówić przyjęcia depozytu. Depozyt notarialny nie obejmuje dzieł sztuki i antyków, biżuterii czy rodzinnych pamiątek. Nie mogą być w nim również złożone zdematerializowane papiery wartościowe. W każdym przypadku notariusz zapoznaje się z dokumentami, które mają być umieszczone w depozycie. Gdy zdeponowane mają być środki finansowe, są one przekazywane na wskazany przez notariusza, odrębny rachunek bankowy. Są one odblokowywane w momencie spełnienia warunków, zawartych w umowie. Wydanie dokumentów odbywa się na takiej samej zasadzie. Depozyt notarialny wymaga również sporządzenia aktu notarialnego w formie protokołu przyjęcia dóbr.