Biblioteka raportów w firmie

Raporty w firmie... Zazwyczaj jest ich zbyt dużo, zawierają błędne informacje, są nieczytelne. Dane są odmiennie interpretowane przez różnych pracowników. Trafiają do niewłaściwych osób, a niektóre w ogóle nie są czytane. Tymczasem raporty są niezwykle przydatnym narzędziem, które może pomóc w zarządzaniu firmą. Rozwiązanie? Biblioteka raportów, która zoptymalizuje procesy raportowania.

Komu potrzebne są raporty i jakie dane powinny zawierać?

Stworzenie biblioteki raportów, a tym samym optymalizacja procesów raportowania rozpoczyna się od poznania potrzeb ich odbiorców. Częstym problemem są sprawozdania, które nie zawierają informacji, na których najbardziej zależy kadrze zarządzającej – w zamian za to otrzymują dane, które są dla nich bezużyteczne. Co więcej, przekazów jest za dużo i zawierają niesprawdzone, nieaktualne lub błędne informacje. Zdarza się również, że są nieczytelne. Jednocześnie pracownicy spędzają nad nimi mnóstwo czasu – który mogliby wykorzystać efektywniej.

Dlatego w pierwszej kolejności specjaliści z Nova Praxis, którzy oferują m.in. usługę optymalizacji procesu raportowania, przygotowują szczegółowe ankiety oraz pogłębione wywiady, które uzupełniają uzyskane z ankiety informacje. Rewizja potrzeb raportowych zostaje zakończona rejestrem raportów, w którym znajdują się obecnie tworzone protokoły, problemy z nimi związane oraz oczekiwania w zakresie zmian.

Jak jest, a jak być powinno?

Do wdrożenia zmian niezbędna jest pogłębiona analiza tego, co jest. Weryfikuje się źródła danych, metody ich weryfikacji i przetwarzania, a także narzędzia, które pomagają w przygotowaniu raportów. Jednocześnie identyfikuje się problemy związane z procesem raportowania: niespójność danych w źródłach lub znajdujące się tam błędy. Na tej podstawie można określić, jakie obszary muszą zostać poddane optymalizacji oraz co należy zmienić.

Na podstawie procesu raportowego AS IS możliwe jest stworzenie docelowej biblioteki raportów, opisującej zakres raportów, częstotliwość, odbiorców oraz osoby odpowiedzialne za ich dostarczanie. Aby było to możliwe, wskazuje się nadrzędne bazy danych oraz informacji, tworzy się mapę przepływu informacji, definiuje pojęcia i wskaźniki oraz podstawowe wymiary. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie spójności informacji we wszystkich tworzonych zgłoszeniach, a jednocześnie skrócenie czasu ich powstawania – informacje raz zebrane można wykorzystać wielokrotnie.

Jakie korzyści dla firmy niesie stworzenie biblioteki raportów?

Dobry raport powinien być zwięzły, czytelny, wiarygodny oraz powinien zawierać jedynie kluczowe informacje. Ma trafiać do odpowiednich osób, informacje powinny przepływać sprawnie, a na ich podstawie powinny być podejmowane właściwe decyzje. Samo przygotowywanie raportu nie powinno nadmiernie angażować pracowników. Dlatego, jeśli tak nie jest – warto przyjrzeć się procesowi raportowania w firmie.

Wdrożenie usprawnień pozwoli na częściową automatyzację procesów, wyeliminuje niespójności pomiędzy raportami, skróci czas tworzenia i dostarczania raportów, a także pozwoli na lepsze zrozumienie wskaźników. Tym samym umożliwi podejmowanie trafniejszych decyzji dotyczących organizacji pracy w firmie – ponieważ rola raportów jest równie istotna, jak monitorowania, analizy i oceny funkcjonowania firmy. Dzięki nim możliwe jest sprawniejsze kierowanie organizacją – co ostatecznie przekłada się na mniejsze koszty.