Zasady sporządzania listy płac

Każde przedsiębiorstwo – niezależnie od liczby osób zatrudnionych – ma względem swoich pracowników pewne zobowiązania, których musi przestrzegać. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest rozliczanie wynagrodzenia, jakie wypłacane jest za wykonaną pracę. Bardzo ważnym aspektem jest w tym przypadku lista płac. Jakie są zasady jej sporządzania i jak dokładnie powinna wyglądać?

Lista płac – podstawowe informacje

Lista płac jest potwierdzeniem, jakie sporządza pracodawca – zawiera ona rozliczenia wynagrodzenia danego pracownika wraz z informacjami na temat wszystkich odprowadzanych składek. Do poprawnego sporządzania tego dokumentu, niezbędne jest przede wszystkim posiadanie ewidencji osób zatrudnionych. Poświadczeniem w tym przypadku mogą być między innymi:

• listy obecności,
• karty pracy,
• umowa o pracę,
• umowa zlecenie,
• aneksy do umowy.

Czy istnieje gotowy wzór listy płac?

Specjalista z biura podatkowego Casus z Bydgoszczy zauważa:

Przepisy prawne nie określają jednoznacznie, jakie elementy powinny znajdować się na liście płac. Jednak pomimo tego, praktyki kadrowe pozwoliły na ujednolicenie tego dokumentu o pewne stałe punkty, które pomagają w jego utworzeniu. Niezbędnymi informacjami, jakie muszą zostać zawarte w dokumencie, to przede wszystkim nazwa pracodawcy, okres, za jaki wystawiana jest lista płac, data wypłacenia wynagrodzenia, numer lub nazwa listy płac i podpis osoby odpowiedzialnej za przygotowanie listy płac. Bardzo ważne będą także informacje dotyczące zwiększenia płacy lub jej zmniejszenia.

Wymieniona wyżej informacje są pomocne w ustaleniu wysokości:

• składek na ubezpieczenie społeczne,
• składek na ubezpieczenie zdrowotne,
• zaliczek na podatek dochodowy.

Obecnie bardzo rzadko zdarza się, że wynagrodzenie wypłacane jest w formie gotówki. Jeżeli jednak taka sytuacja miałaby miejsce, to na liście płac powinien znaleźć się również podpis osoby odbierającej wynagrodzenie. Wszystkie wymienione elementy umożliwiły stworzenie wzoru, który według potrzeb firmy dostosowywany jest wewnętrznie przez osoby odpowiedzialne za tego typu dokumentację.

Dlaczego lista płac jest tak ważna w każdym przedsiębiorstwie?

Należy podkreślić, że prawidłowo sporządzona lista płac, stanowi swojego rodzaju dowód, na podstawie którego dokonuje się w danej firmie ewidencji wynagrodzenia brutto dla zatrudnionych pracowników. Wykorzystywana jest ona bezpośrednio w firmowej księdze przychodów oraz rozchodów. W przypadku, jeżeli wypłaty odbierane są w kasie – lub u księgowej – wówczas potwierdzeniem odbioru jest zarówno podpisany kwit wydania środków pieniężnych, jak również podpis na liście płac.

Sporządzeniem listy płac może zajmować się osoba zatrudniona w firmie np. w dziale kadr. Czynność ta może być jednak zewnętrznym specjalistom z biura podatkowego. Kwestia ta jest indywidualnym wyborem każdego właściciela przedsiębiorstwa.