Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to najpopularniejsza metoda prowadzenia księgowości uproszczonej. Służy ona do notowania wszystkich przychodów i wydatków firmy. Aby KPiR prowadzona była rzetelnie, należy trzymać się zasad, które przedstawimy w tym tekście. Oto wszystko, co warto wiedzieć przed założeniem firmy, a wraz z nią księgi przychodów i rozchodów.

Kto musi prowadzić KPiR?

Prowadzenie KPiR dotyczy tych, którzy mają działalność pozarolniczą rozliczaną na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, o ile w minionym roku obrotowym ich przychody nie przekroczyły 1,2 mln euro. KPiR prowadzi właściciel firmy, księgowa lub biuro rachunkowe. Przedsiębiorstwo może być zwolnione z tego obowiązku. Należy się o to starać, składając w US pismo na 30 dni przed momentem, od którego chcemy zrezygnować z KPiR. Przesłankami są: zaawansowany wiek, choroba osoby prowadzącej działalność, ale też wielkość firmy.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

To, jaką formę przybierze księga, zależy od upodobań osoby ją prowadzącej. Kiedy zaczynaliśmy 17 lat temu, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów odbywało się niemal wyłącznie na papierze. Dziś dysponujemy programami, które ułatwiają nam pracę – tworzą archiwum, same obliczają należny podatek czy wychwytują błędy. Niemniej, wciąż jeszcze niektórzy nasi klienci bardziej ufają papierowi i dobremu księgowemu – wyjaśnia specjalista z kancelarii księgowo-podatkowej Abacus.

KPiR powinna zawierać wszystkie wydatki firmy oraz to, co do niej wpływa. Ułatwieniem jest tutaj specyfikacja podatkowa. Załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. zawiera opis budowy KPiR. Według tego dokumentu księga ma mieć formę tabeli o 17 kolumnach:

1. Liczba porządkowa wpisu.
2. Data przychodu lub rozchodu.
3. Numer faktury, zestawienia faktur albo innego dowodu zakupu.
4. Dane kontrahentów.
5. Dane kontrahentów cd.
6. Rodzaj transakcji.
7. Kwota transakcji.
8. Kwota przychodów innych niż zapłata za towar lub usługę (np. dotacje).
9. Suma kwot z kolumn 7. i 8.
10. Kwota zakupu materiałów podstawowych potrzebnych do produkcji wyrobów firmy lub do sprzedaży w niezmienionej formie.
11. Koszty związane z zakupem materiałów podstawowych (np. wydatki na transport).
12. Pensje pracowników brutto.
13. Pozostałe wydatki (opłaty za lokal, ubezpieczenia i inne).
14. Suma kwot z kolumn 12. i 13.
15. Pusta kolumna do wykorzystania zgodnie z uznaniem.
16. Koszty przeznaczane na działalność badawczo-rozwojową (kolumna obecna dopiero od kwietnia 2016 roku).
17. Uwagi

W KPiR umieszczamy wyłącznie transakcje zamknięte. Nie notujemy zatem zakupów przed ich dokonaniem i nie wpisujemy przychodu bezpośrednio po wykonaniu usługi, lecz dopiero po odebraniu wynagrodzenia za nią. Dzięki tabeli widzimy jasno, jak kształtują się finanse firmy dzień po dniu, a ich miesięczne podsumowanie sprowadza się do prostego obliczenia.