Zasady prawidłowego prowadzenia ewidencji środków trwałych

Jeśli w swojej działalności gospodarczej wykorzystujemy maszyny, urządzenia lub wartości niematerialne i prawne, naszym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji środków trwałych. Co powinniśmy o tym wiedzieć?

Kto powinien prowadzić ewidencję środków trwałych?

Do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zobowiązani są podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów – podstawą prawną jest tutaj art. 22n ust. 2 ustawy o PIT. Brak ewidencji powoduje, że dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Kiedy dokonuje się ewidencji?

Zapisy ewidencyjne dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się najpóźniej w miesiącu ich przekazania ich do użytkowania – jeśli zapis zostanie dokonany później, uznaje się, że środki trwałe oraz wartości nie zostały ujawnione. W takim przypadku odpisy amortyzacyjnych dokonuje się dopiero od miesiąca następującego po tym, w którym środki owe zostały wprowadzone do ewidencji.

Jak prowadzone są ewidencje środków trwałych?

W przepisach podatkowych istnieją wyłącznie wytyczne co do zawartości ewidencji – każdy podatnik może przyjąć dowolny wzór, którym będzie się posługiwał w wypełnianiu tego dokumentu. Ewidencja może być prowadzona nawet odręcznie, o ile zawiera wszystkie pozycje wymagane przepisami. O czym zatem powinniśmy pamiętać? -Przede wszystkim o zachowaniu porządku – wyjaśnia doradca podatkowy Lidia Sarnecka – Jak każdy dokument księgowy, również ewidencja środków trwałych powinna być prowadzona z zachowaniem chronologii zdarzeń, zatem istotne jest wpisywanie do niej dat nabycia danego środka. Data nabycia, podana na fakturze, rachunku lub umowie nie musi być jednocześnie datą przyjęcia do użytkowania lub wpisu do ewidencji. Wyjątkiem są sytuacji, kiedy dany środek w dniu nabycie nie był kompletny lub sprawny – w takiej sytuacji ważniejsza dla chronologii jest data, w której środek został przyjęty do używania po skompletowaniu lub naprawie.

Co może być podstawą zapisów?

Przepisy nie regulują, jakie dokumenty powinny być podstawą do wpisania danego środka trwałego do ewidencji. Jeśli środkiem tym jest urządzenie, które nabyliśmy na długo zanim rozpoczęliśmy działalność gospodarczą, podstawą do zapisu jest nasze własne oświadczenie, w którym podajemy przybliżony czas nabycia środka. W innych przypadkach mogą to być dokumenty księgowe, wykorzystywane do zapisów w księdze przychodów i rozchodów, czyli np. faktury i rachunki.

Wartość środków trwałych

W ewidencji środków trwałych powinna zostać koniecznie uwzględniona kolumna przeznaczone do wpisania wartości początkowej środka. Nie zawsze wartość początkowa jest równoznaczna z kwotą wpisaną na fakturze – zanim środek zostanie przejęty do użytku może być dodatkowo ulepszany lub naprawiany, a zatem jego wartość wzrasta. Sposoby ustalania wartości początkowej środków trwałych znajdziemy w art. 22g ustawy o PIT.