Sporządzanie deklaracji ZUS. Rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę

Każda osoba prowadząca działalność podlega obligatoryjnie obowiązkowi ubezpieczenia ZUS. Rozliczanie się z ZUS-em polega na opłacaniu składek za siebie, osoby współpracujące i zatrudnianych pracowników. Istnieje kilka różnych deklaracji, które jako przedsiębiorca musisz złożyć do ZUS-u – zarówno podczas zakładania firmy, jak i w trakcie jej prowadzenia. Na co powinieneś zwrócić uwagę podczas sporządzania deklaracji ZUS?

Deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe

Deklaracje ZUS dzielą się na zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe składa się przy zakładaniu działalności oraz po zatrudnieniu nowego pracownika w celu zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych. Deklaracje rozliczeniowe składa się z kolei w momencie prowadzenia działalności gospodarczej. Składają się one z formularza głównego ZUS DRA i załączników.

To, jakie deklaracje rozliczeniowe musisz składać, zależy od wielkości Twojej firmy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który nie zatrudnia żadnych pracowników i opłaca składki ZUS tylko za siebie, ewentualnie za osoby współpracujące, nie musisz składać deklaracji ZUS DRA co miesiąc. Warunkiem jest opłacanie składek od najniższej możliwej podstawy, co w praktyce jest częstą sytuacją. Wówczas musisz złożyć tylko pierwszą deklarację za pierwszy pełny miesiąc. ZUS zakłada, że w następnych miesiącach składki nie ulegną zmianie – tłumaczy specjalista z firmy Zarządzanie Biznes Finanse z Warszawy Wawer, która zajmuje się sporządzaniem deklaracji ZUS. – Jeżeli prowadzisz działalność jednoosobową i płacisz wyższe składki, musisz składać deklarację ZUS DRA bez załączników co miesiąc.

Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek dołączyć do deklaracji ZUS DRA załączniki w postaci imiennych raportów miesięcznych:

• ZUS RCA – wskazuje się w nim należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, w przypadku gdy ubezpieczony podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym;
• ZUS RZA – określa się w nim należne składki na ubezpieczenie zdrowotne, w przypadku gdy ubezpieczony podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu;
• ZUS RSA – wskazywane są w nim wypłacone świadczenia (zasiłki) i przerwy w opłacaniu składek, na przykład podczas urlopu chorobowego.

Wymienione formularze składa się również w celu korekty danych. Zarówno firmy jednoosobowe, jak i zatrudniające pracowników często nie rozliczają się z ZUS-em samodzielnie, a korzystają z usług biur podatkowych. W ramach obsługi kadrowo-płacowej oferują one sporządzanie deklaracji ZUS – zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych – na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej.

Terminy składania deklaracji ZUS

Terminy składania są różne dla deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Formularze zgłoszeniowe musisz złożyć w terminie 7 dni od zatrudnienia pracownika lub zmiany danych. Formularze rozliczeniowe musisz zaś złożyć do 10. dnia następnego miesiąca, jeśli opłacasz składkę wyłącznie za siebie, lub do 15. dnia następnego miesiąca, gdy opłacasz składki również za pracowników. Do 30 kwietnia następnego roku za rok poprzedni masz obowiązek sprawdzić prawidłowość wszystkich danych przekazanych do ZUS-u w imiennych raportach miesięcznych. W przypadku zauważenia jakichkolwiek nieprawidłowości powinieneś złożyć dokumenty korygujące.