Obsługa kadrowo-płacowa i jej rola w prowadzeniu firmy

Założenie i prowadzenie firmy skupia uwagę założyciela na realizacji opracowanego pomysłu na biznes. W wielu przypadkach wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracowników, a to z kolei przekłada się na konieczność obsługi kadrowej. Możesz prowadzić ją samodzielnie, ale też powierzyć w ręce specjalistów. Na czym to polega i jaką rolę odgrywa w prowadzeniu firmy?

Na czym polega zasadność obsługi kadrowo-płacowej?

Mnogość i dynamika zmian w zakresie przepisów i rozporządzeń ZUS obowiązujących pracodawców jest dla przedsiębiorców niemałym wyzwaniem. Znajomość aktualnych regulacji i płynne dostosowanie do wymogów określanych przez ustawodawcę wymaga profesjonalnego zaplecza HR. Nie każde przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednimi zasobami specjalistów, którzy zapewniliby ciągłość procesów kadrowo-płacowych, szczególnie w okresie urlopów czy absencji chorobowych pracowników działu kadr. Niedostosowanie czy poślizgi w dostosowywaniu firmy do zmian w przepisach prawno-pracowniczych, rodzi realne zagrożenie grzywnami finansowymi w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł nakładanymi przez organy nadzorujące, co dodatkowo obliguje pracodawców do zadbania o jakość i terminowość realizowanych procesów. Tymczasem głównym zadaniem przedsiębiorstw jest koncentracja na podstawowej działalności firmy, nie zaś ciągłe monitorowanie zmian w przepisach prawa pracy. Nie dziwi więc, że coraz powszechniejsze staje się korzystanie z usług firm zewnętrznych, zajmujących się profesjonalnie i kompleksowo obsługą kadrowo-płacową swoich klientów.

Dlaczego warto zdecydować się na obsługę kadrowo-płacową?

Outsourcing kadr i płac to nie tylko sposób na zmniejszenie ryzyka ponoszenia konsekwencji ewentualnych zaniedbań i podniesienie jakości realizowanych procesów. To również ograniczenie kosztów operacyjnych związanych z etatowym zatrudnieniem specjalistów kadrowo-płacowych – koszty ich wynagrodzenia, niezbędnych szkoleń, pomieszczeń biurowych a wreszcie wyposażenia miejsca pracy. Jeżeli dojdzie do tego przeniesienie odpowiedzialności za prawidłowość naliczania płac, składek i dodatkowych świadczeń na doświadczoną firmę zewnętrzną, np. Finanse EG, a także osobiste uczestnictwo jej specjalistów podczas kontroli ZUS, US, PFRON, wariant taki staje się bardzo atrakcyjny zarówno dla małych, średnich jak i większych przedsiębiorstw.

Co znajduje się w ofercie firm oferujących profesjonalną obsługę kadrowo-płacową?

Przede wszystkim chodzi o szeroki zakres prowadzonej ewidencji kadrowej, zakładanie i prowadzenie teczek osobowych pracowników, sporządzanie list płac, cyklicznych sprawozdań, zestawień wypłacanych wynagrodzeń, miesięcznych deklaracji, rocznych sprawozdań, prowadzenie wymaganej dokumentacji kadrowo-płacowej, rejestrowanie zwolnień lekarskich, urlopów, godzin nadliczbowych, pracy w systemie nocnym i szereg powiązanych z tym operacji.

Warto zapoznać się z zakresem usług firm wspierających procesy kadrowo-płacowe przedsiębiorstw i wybrać te, które odpowiadają potrzebom naszego przedsiębiorstwa.