Obowiązek składania sprawozdań finansowych. Kogo dotyczy, jak go spełnić?

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który przedstawia sytuację finansową firmy. Podsumowuje rok obrotowy, a tym samym zamyka księgi rachunkowe. To, kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdań finansowych określa Ustawa o rachunkowości. Należy go spełnić w określonym terminie – w innym przypadku może grozić kara grzywny, a nawet pozbawienia wolności.

Roczne sprawozdania finansowe są głównym źródłem informacji o sytuacji finansowej firmy. Uporządkowują informacje i pozwalają na szybką analizę danych, dlatego są przydatne między innymi dla inwestorów, wierzycieli, a także samych właścicieli przedsiębiorstw, którzy mogą dzięki nim podjąć decyzje dotyczące dalszego funkcjonowania firmy.

Kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdań finansowych?

Obowiązek składania sprawozdań finansowych dotyczy wszystkich firm, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tak zwanej pełnej księgowości. Zobowiązane są to tego między innymi spółki handlowe lub osobowe, których przychody przekroczyły w poprzednik roku obrotowym 2 miliony euro, banki i inne instytucje finansowe, przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych oraz jednostki samorządowe – powiaty i gminy. To, jakie podmioty zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości określa Ustawa o rachunkowości. Inne, niewymienione instytucje mogą, ale nie muszą korzystać z tej formy rozliczenia. Jeśli jednak ją wybiorą również będą zobowiązane do składania rocznych sprawozdań finansowych. Nie ma znaczenia forma prowadzenia działalności – liczy się tylko metoda ewidencjonowania finansów. Tak więc sprawozdanie będzie musiała złożyć zarówno spółka kapitałowa, jak i osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile rozlicza się za pomocą ksiąg rachunkowych.

Nie muszą składać sprawozdania finansowego spółki jawne i spółki partnerskie, jeśli ich przychody nie przekraczają równowartości 2 milionów euro. Konieczne jest jednak złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego, w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Jakie elementy obejmuje sprawozdanie finansowe?

Każde sprawozdanie finansowe musi obejmować ściśle określone elementy składowe. Przede wszystkim zawiera informacje formalne, dotyczące pełnej nazwy i adresu firmy, terminów, które określa sprawozdanie, daty sporządzenia oraz podpis osoby odpowiedzialnej za jego sporządzenie – mówi specjalista z biura rachunkowego Dekret24 we Wrocławiu – Sprawozdanie finansowe musi być wykonane rzetelnie, zrozumiale, musi również obejmować kompletne, porównywalne i sprawdzalne dane, charakteryzujące się terminowością i ciągłością.

Kompletne sprawozdanie składa się z wprowadzenia, rachunku zysków i strat, bilansu, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych oraz dodatkowych informacji i objaśnień. Rachunek zysków i strat informuje o ogólnym wyniku finansowym przedsiębiorstwa, podsumowuje przychody oraz koszty, a tym samym przedstawia informacje dotyczące możliwości generowania zysków. Bilans to zestawienie aktywów i pasywów. Sporządzany jest na początku i na końcu okresu sprawozdawczego. Informuje o zasobach oraz źródłach ich pozyskania w określonym momencie. Jest związany z rachunkiem przepływów pieniężnych, który przedstawia dane dotyczące zmian w pasywach i aktywach, związanych właśnie z przepływem środków finansowych. Dzięki rachunkowi przepływów pieniężnych możliwe jest określenie płynności finansowej przedsiębiorstwa, a także skuteczności odzyskiwania należności oraz regulowania zobowiązań.

Do kiedy należy złożyć sprawozdanie finansowe?

Jeżeli przedsiębiorstwo objęte jest obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego ma trzy miesiące na jego sporządzenie. Termin ten liczony jest od dnia bilansowego, czyli ostatniego dnia roku obrotowego. W przypadku, kiedy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym termin ten wypada 31 grudnia. Tym samym sprawozdanie należy złożyć do 31 marca. Następnie konieczne jest zatwierdzenie sprawozdania: przez wspólników (w przypadku spółek) lub przez właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Zatwierdzenie musi nastąpić w terminie nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli maksymalnie do 30 czerwca.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego konieczne jest przekazanie informacji do KRS w terminie 15 dni. W przypadku firm, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym termin ten upływa 15 lipca. Warto przestrzegać powyższych terminów, ponieważ za ich przekroczenie może grozić kara grzywny, pozbawienia wolności, a nawet rozwiązania spółki i wykreślenia jej z KRS. Zwłaszcza, że sprawozdanie przesyła się w formie elektronicznej, wykorzystując profil zaufany lub podpis certyfikowany – szybko i od ręki. E-sprawozdanie musi być podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.