28 kwietnia 2021

Kategoria:
Finanse

Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi rachunkowej?

Księga rachunkowa to system zestawienia operacji obejmujący zapisy wskazujące obroty i salda oraz aktywa i pasywa firmy. Celem prowadzenia księgi rachunkowej jest nie tylko skrupulatna, chronologiczna dokumentacja działań przedsiębiorstwa, ale też obrona interesów wierzycieli przed ewentualnymi nadużyciami właściciela firmy. Zasady poprawnego wypełniania dokumentów określa Ustawa o rachunkowości. Do posiadania księgi rachunkowej zobligowane są spółki, niektóre osoby fizyczne oraz inne podmioty gospodarcze. Warto podkreślić, że pełną rachunkowość prowadzić można również dobrowolnie. Wykonywanie operacji w księdze rachunkowej niesie za sobą wiele korzyści. Jakie elementy wchodzą w skład księgi rachunkowej i kto musi dokonywać ewidencji operacji za jej pomocą?

Podmioty ustawowo zobligowane do prowadzenia księgi rachunkowej

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, do wykazywania działań w księdze rachunkowej zobowiązane są spółki handlowe oraz cywilne, za wyjątkiem spółek Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego. Ponadto, księgę rachunkową posiadać muszą osoby fizyczne, spółki jawne, partnerskie i cywilne osób fizycznych, których przychody netto za rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 miliony euro. Ustawa nakłada obowiązek prowadzenia księgi także na inne podmioty. Jakie?

Jak tłumaczy księgowy z Biura Rachunkowego Progres Ewy Kurasińskiej – Kowalskiej, zajmującego się działalnością rachunkowo – kadrową: Oprócz osób fizycznych oraz spółek rejestrowanie operacji w księdze rachunkowej jest zadaniem niektórych jednostek organizacyjnych. Przepisy wskazują między innymi jednostki działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych. W przypadku wymienionych podmiotów wysokość przychodów nie jest brana pod uwagę. Gminy, powiaty oraz województwa również muszą posiadać księgę rachunkową. Podobnie dzieje się w przypadku jednostek nieposiadających osobowości prawnej, a także oddziałów zagranicznych przedsiębiorstw i jednostek otrzymujących dotacje z budżetu państwa.

Jakie elementy składają się na księgę rachunkową?

Księgę rachunkową podzielić można na kilka ważnych części. Centralnym elementem jest dziennik, w którym zapisywane są dane dotyczące dokonywanych operacji. Bardzo ważne jest zachowanie porządku chronologicznego udokumentowanych działań i numerowanie poszczególnych zapisów. Z kolei w księdze głównej dane wprowadzane są na zasadzie podwójnego zapisu. Oznacza to, że każde zdarzenie musi znaleźć się na kontach syntetycznych – głównych oraz na kontach analitycznych – pomocniczych.

Kolejnym istotnym elementem jest zestawienie obrotów i sald. Ta część księgi rachunkowej odpowiada za sprawdzenie, czy została zachowana zasada podwójnego kodowania. Ma za zadanie również pomóc w wyszukaniu ewentualnych błędów. Natomiast wykaz aktywów i pasywów to inwentarz, który musi być sporządzany przez jednostki rozpoczynające prowadzenie pełnej księgowości.

Zasady prowadzenia księgi rachunkowej – krótka charakterystyka

Poprawne prowadzenie księgi rachunkowej wymaga bezwzględnego zachowania porządku chronologicznego wprowadzanych operacji. Z tego względu, każdy wpis powinien być opatrzony konkretną datą. Bardzo istotna jest także zasada systematyczności. Co to oznacza w praktyce? Dane powinny być dokumentowane w sposób umożliwiający wyodrębnienie ważnych kategorii rachunkowych. Systematyczność pozwala realnie ocenić sytuację finansową firmy.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do wypełniania księgi rachunkowej w sposób rzetelny, bezbłędny i sprawdzalny. Tylko takie zapisy umożliwią uzyskanie informacji na temat stanu środków pieniężnych, należności oraz zobowiązań firmy. Pozwolą też przeanalizować zyski i straty.