Jak poradzić sobie z fakturami w firmie?

Faktury to codzienność każdej firmy, niezależnie od branży w jakiej funkcjonuje, czy od rozmiaru jej działalności. Mimo powszechnego dostępu do usług biur rachunkowych, wielu przedsiębiorców – przede wszystkim tych prowadzących jednoosobową działalność – decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, co przy dużej ilości transakcji może być dość problematyczne. Podpowiadamy, jak poradzić sobie w takiej sytuacji z fakturami.

Odpowiednia organizacja to podstawa

To, czy obrót faktur wewnątrz firmy będzie stanowił problem czy nie, w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób podejdziemy do tego od strony organizacyjnej. Niezależnie od tego, czy wystawiane i otrzymywane przez firmę faktury mają postać dokumentu papierowego czy cyfrowego, należy dbać o przechowywanie ich w porządku – brak odpowiedniego systemu będzie skutkował tym, że nie będziemy w stanie połapać się w finansach firmy, a poszukiwanie potrzebnych danych będzie pochłaniać zbyt dużo czasu. Oto kilka uniwersalnych rad, które pozwolą utrzymać ład w dokumentacji:

• Opisuj dokumenty według klucza – aby poszukiwania plików na dysku twardym nie trwały długo, należy stosować odpowiedni format nazywania ich. Dobrze, jeśli nazwa zaczyna się od daty, po niej zaś należy określić rodzaj dokumentu, nazwę klienta oraz krótki opis. Prosty, ale precyzyjny system będzie łatwy w obsłudze nie tylko dla nas, ale też osób trzecich, np. nowych pracowników.
• Stosuj foldery oraz podfoldery – trzymanie wszystkich plików z fakturami w jednym folderze jest równie złym pomysłem, jak dystrybuowanie ich między zbyt dużą ilością folderów. Należy zachować umiar, gdyż przeklikiwanie się przez dużą ilość folderów i podfolderów, bądź wyszukiwanie wszystkich plików ręcznie będzie trwało zbyt długo. Ścieżka dostępu do każdego pliku powinna składać się z najwyżej kilku kroków.
• Bądź systematyczny – lepiej poświęcić na porządkowanie faktur godzinę dziennie, niż pod koniec miesiąca zajmować się tym przez całe dwa dni. Systematyczne opisywanie faktur i przypisywanie ich do odpowiednich folderów pomoże nam łatwiej odnaleźć się w dokumentacji.

Korzystaj z oprogramowania

W dobie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych zupełnie normalne jest, że firmy korzystają z różnego rodzaju oprogramowania, które ułatwia organizację faktur. Podstawą są programy do wystawiania faktur online – posiadają one funkcjonalności, które znacznie przyspieszają pracę i pozwalają uniknąć wielu błędów, popełnianych zwykle przy ręcznym wystawianiu faktur. Bardzo przydatnym narzędziem cyfrowym są również programy OCR – takie jak polski ReadIT OCR Smart. Służą one do zaczytywania danych z faktur w postaci pliku graficznego, na przykład skanu papierowego oryginały czy pliku PDF, a następnie eksportowania ich do plików umożliwiających edycję bądź do zewnętrznego systemu księgowego. Stanowią one doskonałą alternatywę dla ręcznego przepisywania danych – pracują w sposób w dużej mierze zautomatyzowany, przez co pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz pieniędzy:

- Przy założeniu, że ręczne spisanie danych z jednej faktury zajmuje około 5 minut, przy nieprzerwanej pracy przez 8 godzin jeden człowiek jest w stanie przygotować w ten sposób 96 faktur dziennie – wyjaśnia przedstawiciel firmy Docusoft – Tymczasem w dokumentacji wielu firma każdego dnia pojawia się znacznie więcej faktur i innych dokumentów fiskalnych. Spisanie ich wszystkich wymagałoby zatem zatrudnienia pracowników zajmujących się wyłącznie tym, co byłoby zbytnim i zupełnie niepotrzebnym obciążeniem finansowym.

Ważnym plusem i przewagą programów OCR nad ręcznym przepisywaniem danych jest wysoka dokładność konwersji. Człowiek spisujący dane może łatwo się pomylić, szczególnie przy dużej ilości danych – popełniony błąd jest trudny do wykrycia i może nieść za sobą poważne konsekwencje. Tymczasem programy OCR samodzielnie przeprowadzają kilkupoziomową weryfikację – w przypadku ReadIT OCR Smart zgodność zaczytanych danych z oryginałem wynosi 100%. Podsumowując – programy OCR zaliczają się dziś do niezbędnika profesjonalnej firmy, która ceni sobie porządek w dokumentacji. Na rynku dostępnych jest dziś wiele rozwiązań z tej kategorii. ReadIT OCR Smart wyróżnia się prostotą użytkowania – do jego obsługi wystarczy przeglądarka internetowa, nie ma potrzeby podpisywania umów ani deklarowania wysokości miesięcznego abonamentu.