24 października 2020

Kategoria:
Finanse

Jak działają nowoczesne programy do prowadzenia księgowości?

Wystawiając faktury sporadycznie dla jednego lub dwóch klientów, nie potrzebujemy zaawansowanych programów do prowadzenia księgowości. Podatkową księgę przychodów oraz rozchodów możemy prowadzić w Excelu lub nawet zwykłym zeszycie. Jeśli jednak firma rejestruje regularne obroty, takie rozwiązania mogą okazać się niewystarczające. Nowoczesne programy do prowadzenia księgowości  są w stanie ułatwić pracę każdego przedsiębiorcy. W jaki sposób?

Na czym polega elektroniczna księgowość?

Czasy, kiedy właściciel firmy spędzał długie godziny nad zeszytem oraz kalkulatorem, aby udokumentować działania firmy, odchodzą już w zapomnienie. Dzisiaj przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z usług biur rachunkowych lub biorą sprawy we własne ręce, korzystając z profesjonalnych programów. Ich głównym celem jest przyśpieszenie pracy w zakresie księgowości. Jeśli chodzi o wybór programów, to tych nie brakuje. Wśród podstawowych funkcji dobrego oprogramowania do prowadzenia księgowości powinna się znaleźć możliwość wystawiania faktur, księgowania dokumentów, ewidencji przychodów czy obliczania zobowiązań podatkowych takich jak PIT, CIT, VAT czy ZUS.

Bardziej zaawansowane programy posiadają także funkcje typowe dla systemów CRM, czyli narzędzi do zarządzania relacjami z klientami. Mogą one zapisywać dane teleadresowe oraz korespondencję w celu ułatwienia pracy. Mimo że nowoczesne programy do prowadzenia księgowości są wykorzystywane przez profesjonalistów w biurach rachunkowych, to są na tyle  intuicyjne, że każda osoba zainteresowana ich obsługą może łatwo się jej nauczyć.

Twoje własne, wygodne biuro rachunkowe

Właściwy program, którego będziemy używać w celu rozliczeń księgowych, nie tylko pozwoli nam zaoszczędzić czas dzięki automatycznemu wystawianiu faktur. Możliwości jest o wiele więcej. Z roku na rok coraz popularniejsze stają się tak zwane e-deklaracje. Są to deklaracje podatkowe, które możemy wysłać do urzędu drogą elektroniczną. Wszystkie zobowiązania podatkowe możemy wypełnić, nie wychodząc z własnego domu. Takie rozwiązanie jest idealne dla małych firm, które nie muszą generować wielu rozliczeń dla pracowników.

Przedsiębiorcy ceniący doświadczenie oraz umiejętności osób związanych z księgowością wciąż jednak decydują się na skorzystanie z usług biur rachunkowych. Zanim jednak powierzymy księgowość firmy profesjonalistom, upewnijmy się, czy mają świadectwo kwalifikacyjne Ministra Finansów uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej, tak jak wrocławskie biuro rachunkowe ABAK.

Inne zalety programów do prowadzenia księgowości

Dla wielu osób główną zaletą prowadzenia księgowości za pomocą odpowiednich programów jest dostęp do potrzebnych dokumentów w każdym miejscu i w każdej chwili. Często wystarczy jedynie smartfon oraz dostęp do internetu, aby móc sprawdzić konkretne dane, a nawet wystawić fakturę. Jest to możliwe dzięki integracji programów z bazami GUS i KRS: klienta można natychmiast odszukać po jego numerze NIP.

Niektóre narzędzia do księgowości elektronicznej są zintegrowane także ze sklepami internetowymi. Jest to szczególnie przydatne dla przedsiębiorców działających w branży e-commerce. Program jest w stanie automatycznie pobrać ze sklepu odpowiednie dane, uzupełniając fakturę bez naszego udziału. Jeśli dopiero planujemy przenieść księgowość swojej firmy do sieci, szczególnie przydatne mogą się okazać programy z funkcją optycznego rozpoznawania znaków. Z tej funkcji szczególnie często korzystają biura rachunkowe podczas procesu digitalizacji dokumentów klienta. Program wykrywa dane ze skanu faktury i eksportuje je do bazy. Nie musimy dzięki temu czekać na zakończenie bieżącego roku podatkowego.