Zarządzanie wydrukiem w firmie

Współcześnie coraz więcej przedsiębiorstw opiera się na dokumentach elektronicznych i papierowych. W prawidłowym użytkowaniu tradycyjnych papierów pomagają systemy zarządzania drukiem. Dzięki nim można zapanować nad nieuniknionym chaosem wśród papierowych dokumentów. Jak wygląda w praktyce system zarządzania drukiem?

Najczęstsze problemy z drukarkami i dokumentami

W wielu przedsiębiorstwach pojawiają się problemy z tzw. flotą drukującą. Najczęściej wiążą się one z niewłaściwym doborem urządzeń, nieprofesjonalnym serwisowaniem czy brakiem kontroli nad materiałami eksploatacyjnymi. Czasem dochodzi też do komplikacji – pracownicy nie wiedzą, jak poprawnie korzystać z drukarek. Przedsiębiorcy mogliby zatrudnić specjalistę od drukarek, jednak nie opłaca się to w momencie posiadania niewielu maszyn . Brak prawidłowo funkcjonujących maszyn drukujących mógłby spowodować wiele przestojów, np. w wyniku niezdatnego do pracy i niewymienionego tonera. Spadłaby produktywność pracowników, co przedłożyłoby się na wyniki finansowe i efektywność w firmie.

Czym jest system zarządzania drukiem?

Systemem zarządzania drukiem nazywamy profesjonalne rozwiązania, wpływające na optymalizację obiegu dokumentów w firmie. Dzięki nim można obniżyć koszty druku, polepszyć efektywność w przedsiębiorstwie, a także zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów. Każdy projekt realizowany przez daną organizację można rozliczyć oddzielnie. Pracownicy mogą też tworzyć bezproblemowo raporty o kosztach wydruku i ich ilościach. Systemy zarządzania drukiem doskonale współpracują z wysokiej klasy urządzeniami drukującymi. Firma GED z Gdańska posiada w swojej ofercie urządzenia najwyższej technologii. Zajmuje się też serwisem drukarek, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Odpowiada za systemy obiegu i druku dokumentów.

Co zrobić przed wprowadzeniem systemu zarządzania drukiem?

Przed zapoczątkowaniem w firmie systemu zarządzania drukiem należy koniecznie przeprowadzić szczegółowy audyt. Właściciel przedsiębiorstwa musi zweryfikować koszty związane z wydrukiem w firmie.

Zalety systemu zarządzania drukiem

Największą zaletą systemu zarządzania drukiem jest brak przestojów w firmie. Spadają koszty związane z wydrukiem dokumentów, wzrasta także bezpieczeństwo informacji. Drukowanie jest proste i bezpieczne. Nie ma opcji wpadnięcia dokumentów w niepowołane ręce. Korzystające z systemu mogą sprawdzić, jakie dokumenty są skanowane i drukowane przez pracowników. Często istnieje ciekawa możliwość zablokowania wysyłania zeskanowanych dokumentów poza biurem. Automatyzacja systemu zarządzania drukiem pozwala uzyskać natychmiastową reakcję na różne awarie sprzętu.