Tanie drukowanie – jak zaoszczędzić na drukowaniu?

Roczne zużycie papieru w polskich przedsiębiorstwach wynosi ponad 10 milionów ryz formatu A4, z czego wynika, że każdy pracownik zużywa średnio 650 kartek. Niestety, według statystyk ponad 8% wszystkich wydruków to dokumenty zupełnie zbędne. Pamiętajmy, że koszt każdego wydruku nie ogranicza się do ceny kartki – mówi ekspert z firmy HiCOPY. Ukryte koszty każdego wydrukowanego dokumentu obejmują eksploatację urządzenia, pobór energii oraz tuszu. Czy istnieją metody na ograniczenie zbędnych wydatków w tym obszarze działania przedsiębiorstwa?

Audyt kosztów druku

Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorcy trudno określić wysokość nakładów przeznaczonych na drukowanie. Szacuje się, że koszty drukowania w biurze mogą wynosić nawet około 10% wszystkich kosztów ponoszonych przez firmę. Aby zoptymalizować wydatki przeznaczone na papierowe kopie dokumentów, warto przyjrzeć się w jaki sposób gospodaruje się drukarkami obecnie i wprowadzić oszczędności w najistotniejszych obszarach.

Monitoring kosztów druku

Kontrola sposobu wykorzystania drukarek dostarcza istotnych informacji i wskazówek dotyczących możliwości optymalizacji kosztów. Cyklicznie generowane raporty pozwalają określić, które działy firmy wykonują najwięcej kopii, a także potrzeby dotyczące indywidualnych preferencji poszczególnych sektorów (druk jedno- czy dwustronny, wydruk kolorowy czy monochromatyczny). Raportowanie umożliwia przedsiębiorcy szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości w wykorzystywaniu urządzeń.

Jakość urządzeń biurowych

Niezwykle ważny jest również właściwy wybór samych urządzeń oraz zintegrowanych z nimi systemów informatycznych – przekonuje nasz rozmówca z przedsiębiorstwa HiCOPY. Czasami inwestycja w droższy sprzęt pozwala na opłacalne zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych. Jeśli tego typu wydatek w danej firmie nie jest możliwy, warto zastanowić się nad możliwością outsourcingu drukowania lub wynajmu urządzeń biurowych. Redukcja kosztów związanych z drukowaniem w firmie jest możliwa na wiele sposobów. Najbardziej efektywnym rozwiązaniem będzie połączenie oszczędności w kilku obszarach, np. jednoczesne wprowadzenie zdalnego zarządzania drukami i przejście na zamienniki oryginalnych tonerów.