Kryteria wyboru niszczarki biurowej

Niszczarka stanowi elementarne wyposażenie każdego biura – niezależnie od branży. Dzięki jej wykorzystaniu możliwe jest zachowanie poufności między innymi w zakresie danych osobowych. Warto zauważyć, że nie jest to kwestia wyboru. Konieczność inwestycji w tego typu urządzenie wynika bezpośrednio z przepisów prawnych. Jakie są kryteria wyboru, na które warto należy zwrócić uwagę, wybierając odpowiednią niszczarkę do biura?

Postaw na odpowiedni poziom bezpieczeństwa

Jedną z najważniejszych kwestii, którą warto uwzględnić podczas wyboru profesjonalnej niszczarki do dokumentów, jest przede wszystkim sposób, w jaki niszczone są dokumenty. Na rynku występują dwa rodzaje urządzeń ze względu na cięcie. Są to niszczarki, które:

• utylizują dokumenty na paski,
• tną papiery na ścinki.

Pierwszy rodzaj jest zdecydowanie bardziej popularny i częściej wykorzystywany. Na uwagę zasługuje także zdecydowanie niższa cena i większa żywotność. Niestety poziom bezpieczeństwa w tym przypadku jest niższy niż w nowoczesnych modelach, które dokument niszczą i produkują z niego ścinki nieregularnych kształtów.

Specjalista z firmy BIURIMEX zauważa: Nie każdy rodzaj ważnych pism znajdujących się w biurach można zniszczyć przy wykorzystaniu tego samego urządzenia. W przypadku np. standardowej korespondencji wystarczające będą najzwyklejsze niszczarki tnące kartki na paski. Sprawa jest zdecydowanie bardziej skomplikowana, jeżeli w grę wchodzą dokumenty państwowe, czy ściśle poufne. Wówczas konieczne jest wykorzystanie specjalistycznych niszczarek, które sprawią, że żadne ważne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.

Wydajność urządzenia – dopasowana do potrzeb biura

Jednym z ważnych aspektów wyboru niszczarki jest przede wszystkim wydajność urządzenia. Wiele w tym względzie zależy przede wszystkim od wielkości biura oraz tego, jak często niszczone będą dokumenty. Dla małych biur idealne będą niewielkie, klasyczne urządzenia, których koszt nie powinien przekroczyć kilkuset złotych. Zupełnie inaczej jest w przypadku dużych przedsiębiorstw – zwłaszcza, jeżeli działa w nich kilka oddziałów zajmujących się przechowywaniem danych i dokumentów. W takiej sytuacji należy postawić na sprzęt, który jednocześnie jest w stanie zniszczyć kilka lub kilkanaście kartek. Niestety koszt takich urządzeń jest adekwatnie wyższy.

Zakup czy dzierżawa?

Wiele przedsiębiorstw zastanawia się także czy lepszym wyborem jest inwestycja we własny, aczkolwiek często drogi sprzęt, czy może lepiej zdecydować się na dzierżawę. Druga opcja jest korzystna dla nowych firm, które mają ograniczone fundusze na wydatki. W takim przypadku niewielki, miesięczny abonament za dzierżawę niszczarki może być zdecydowanie korzystniejszy dla firmy – zwłaszcza, jeżeli w ramach jednego przedsiębiorstwa działa kilka oddziałów biurowych. Wówczas inwestycja w nowy sprzęt mogłaby okazać się przekraczająca możliwości firmy.