Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księga rachunkowa to zestawienie uporządkowanych chronologicznie zapisów księgowych przedsiębiorstwa. Do jej najważniejszych składników należy dziennik, księga główna i pomocnicza, zestawienie obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały określone w Ustawie o rachunkowości. Zgodnie z nią przedsiębiorca może prowadzić księgę samodzielnie lub powierzyć to zadanie podmiotowi uprawnionemu do świadczenia usług w tym zakresie. Księgę należy uzupełniać w sposób dostosowany do obowiązujących przepisów.  Jakich praw trzeba bezwzględnie przestrzegać, prowadząc księgę rachunkową?

Normy ogólne – krótka charakterystyka

Ustawa o rachunkowości zawiera kilka zasad, które każdy posiadacz księgi rachunkowej musi znać. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący. Rzetelność oznacza zgodność przedstawionych w księgach informacji ze stanem rzeczywistym. Z kolei o bezbłędności mówimy wtedy, gdy dane zawarte w poszczególnych częściach są ujęte w sposób poprawny oraz wszystkie dokumenty są kompletne, Kolejną ważną zasadą jest sprawdzalność. Księga rachunkowa musi być skonstruowana tak, aby istniała możliwość zweryfikowania poprawności dokonywanych zapisów. Sprawdzalność dotyczy też kwestii identyfikacji dowodów oraz zastosowanych procedur obliczeniowych. Bieżące prowadzenie księgi oznacza, że ujmuje ona zapisy z dnia dokonania operacji gospodarczych. Zgodnie z tą zasadą podmiot nie może dopuszczać do powstawania zaległości i opóźnień w zapisach.

Kiedy należy otworzyć i zamknąć księgę rachunkową?

Przepisy prawne wskazują możliwe terminy rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ksiąg rachunkowych. Najczęściej księgę rachunkową należy otworzyć w przeciągu 15 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej. Ustawa dopuszcza również otwarcie księgi na początku roku obrotowego lub po zmianie formy prawnej prowadzenia przedsiębiorstwa. Księgę trzeba wprowadzić także po rozpoczęciu postępowania upadłościowego firmy. Podobne zasady dotyczą zamknięcia księgi rachunkowej. Choć są one stosunkowo jasne, w przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego, takiego jak Biuro Rachunkowe Margo. Na ogół zamknięcie zapisów księgowych następuje na koniec roku obrotowego lub w dniu zakończenia działalności gospodarczej. W innych sytuacjach terminem zakończenia jest data likwidacji firmy. Natomiast po zmianie formy prawnej nieaktualną księgę należy zamknąć w ciągu 3 miesięcy.

Inne ważne wymogi dotyczące ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki. Oprócz tego, na księdze należy wyraźnie oznaczyć rok obrotowy, którego dotyczą zapisy. Wszystkie dokumenty trzeba starannie przechowywać, zachowując porządek chronologiczny. Trzeba pamiętać, że zapisy księgowe powinny być pełne i trwałe.