Książka przychodów i rozchodów czy ryczałt – na co się zdecydować?

Prowadzenie działalności gospodarczej w dowolnej formie nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej. Stanowi ona podstawę do rozliczania się z fiskusem i obliczania wysokości należnych podatków. W dużych firmach istnieje obowiązek prowadzenia tzw. pełnej księgowości. Mniejsi przedsiębiorcy mogą sobie pozwolić na wybór prostszej formy – KPiR lub ryczałtu. Która rozwiązanie się bardziej opłaca?

Czym jest książka przychodów i rozchodów?

KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, jest przeznaczona do dokumentowania wszelkich operacji finansowych dokonywanych w firmie. Obejmuje zarówno wpływy, jak i wydatki umieszczane w odpowiednich rubrykach i uzupełnione o istotne dane. Prowadząc taką dokumentację, właściciel firmy ma obowiązek ewidencjonować w niej:

• przychody ze sprzedaży i innych źródeł,
• zakup materiałów i narzędzi wykorzystywanych do produkcji, a także związane z takim zakupem koszty uboczne,
• wydatki poniesione na prowadzenie działalności – opłaty za media, wynajem, leasing itp.,
• koszty poniesione na realizację prac badawczo-rozwojowych.

– Do prowadzenia KPiR są zobowiązane osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej oraz zdecydowały się na rozliczenia podatkowe na zasadach ogólnych lub wybrały podatek liniowy. Księgę mogą też prowadzić spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i spółki cywilne osób fizycznych – wyjaśnia przedstawiciel biura rachunkowego i podatkowego Taxer z Bytomia.

Czym jest ryczałt?

Ryczałt w rozumieniu prawa jest sumą pieniędzy, która została określona z góry. W przypadku rozliczeń podatkowych sprowadza się on do dzielenia się z urzędem podatkowym wskazaną wcześniej częścią przychodu. W praktyce oznacza to, że wszelkie wydatki poniesione na prowadzenie działalności gospodarczej nie są w nim uwzględniane. Przedsiębiorca nie ma też możliwości odliczenia kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników. Od 2021 r. zaszły następujące zmiany w zakresie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych:

1. zlikwidowano większość wyłączeń z opodatkowania ryczałtem – w 2021 r. znacznie więcej podmiotów będzie mogło wybrać tę formę opodatkowania,
2. podwyższono limit przychodów: do opodatkowania ryczałtem (2 000 000 euro) i do kwartalnego opłacania ryczałtu (200 000 euro),
3. 10% stawką ryczałtu będą opodatkowane przychody ze świadczenia usług w zakresie kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek (PKWiU 68.10.1) – do tej pory wyłączone z ryczałtu,
4. 8,5% będą opodatkowane przychody do kwoty 100.000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100.000 zł także z najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą - do tej pory wyłączone z ryczałtu.

Przewaga rozliczeń podatkowych na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego polega na niskiej stopie procentowej, która wynosi np. 3 lub 5,5%. Porównywalnie w przypadku prowadzenia książki przychodów i rozchodów trzeba odprowadzić podatek w wysokości 19%. Z drugiej strony ograniczenie się do naliczania podatku tylko na podstawie kwoty przychodu może się okazać niekorzystne dla firm zatrudniających wielu pracowników lub ponoszących wysokie wydatki na prowadzenie działalności.

Kiedy ryczałt jest bardziej opłacalny od KPiR?

W związku ze zmianami wprowadzonymi od 2021 r. - na mocy których, jak wcześniej wspomniano, grono przedsiębiorców uprawnionych do korzystania z ryczałtu zostało rozszerzone - ta forma opodatkowania może znacznie zyskać na popularności. Korzystanie z ryczałtu ewidencjonowanego szczególnie opłaca się wówczas, gdy firma nie ponosi wysokich kosztów uzyskania przychodu lub też w sytuacji, gdy relacja pomiędzy wysokością przychodów i wydatków znacznie przechyla się w stronę tych drugich. Przed podjęciem decyzji o wyborze formy opodatkowania należy przeprowadzić szacunkowe obliczenia i sprawdzić, która opcja będzie bardziej opłacalna.