Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi – poradnik wyboru oprogramowania

Managerowie specjalizujący się w kierowaniu nieruchomościami komercyjnymi wiedzą, że proces zarządzania budynkiem lub ich siecią może być bardziej efektywny, jeśli zastosuje do tego celu odpowiedni program klasy ERP. Najlepiej, by gromadził on w jednym miejscu wszystkie dane dotyczące najmu i najemców, przeglądów i niezbędnych napraw, magazynował dane finansowe oraz przeprowadzał ich prognozy i analizy, wreszcie dawał możliwość fakturowania poszczególnych najemców i jednocześnie całego budynku lub nawet firmy. Przedstawiamy poradnik pomagający wybrać takie oprogramowanie. Oprogramowania do zarządzania nieruchomościami nie są nowością, ale wraz z postępem technologicznym nabierają coraz to nowego wymiaru, oferując różne dodatkowe funkcje. Nie trzeba zbytnio przedstawiać korzyści wdrożenia takiego oprogramowania, dlatego przytoczmy tylko te najważniejsze. To skrócenie do minimum czasu wykonania poszczególnych operacji i szybsze zaradzenie potrzebom klienta, automatyzacja wielu czynności (rozliczenie zużycia mediów, fakturowanie), zmniejszenie nakładów na pracę i wreszcie – poprawa wydajności samego procesu zarządzania oraz ogólny wzrost dochodów firmy. Jak widać, jest to ogromne ułatwienie dla użytkownika. Ale jak dobrze rozeznać się w ofercie? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze. Przede wszystkim dobrze jest zidentyfikować największe trudności, z którymi zarządca nieruchomości się boryka. Wdrażane oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami powinno usuwać te bolączki i ułatwić pracę managera. Logicznie rzecz biorąc, następnym krokiem powinno więc być określenie własnych oczekiwań co do oprogramowania. Warto jest wybrać te obowiązkowo niezbędne do prowadzenia procesu zarządzania i oddzielić je od tych, które będą mniej przydatne lub rzadziej wykorzystywane. To dobry moment na konsultację z własnymi pracownikami i próbę określenia, czy to akurat używane przez nich oprogramowanie stanowi największe utrudnienie w zarządzaniu nieruchomościami oraz czy nowy software może w jakiś sposób ogólnie poprawić działanie całej firmy. Kolejne działanie to rozeznanie się na rynku oprogramowania. Na tym etapie potencjalny użytkownik powinien już znaleźć odpowiedź na pytania, jakiego rodzaju funkcjonalności systemu informatycznego potrzebuje i w jakim stopniu oprogramowanie to może pozytywnie wpłynąć na działanie jego firmy. Dostępna oferta jest niemała, od małych dostawców software'u począwszy, przez średniej wielkości firmy oferujące analogiczne oprogramowanie jako główną dziedzinę swojej działalności, aż po licencjonowanych przedstawicieli znanych koncernów IT, oferujących renomowane oprogramowanie użytkowane globalnie przez setki tysięcy firm. Wśród tej ostatniej grupy znajduje się również Redtulip Software, firma wdrażająca kompleksowe oprogramowanie dla przedsiębiorstw, oparte o rodzinę programów koncernu Microsoft. Poszukiwania dostawcy powinny zakończyć się sporządzeniem listy nie więcej niż pięciu producentów/dostawców oprogramowania. Pora wreszcie na testowanie nowych narzędzi. Większość oferentów umożliwia ich sprawdzenie na wersji testowej programu. To w tym momencie przyszły użytkownik sprawdzi, czy dany system pomoże rozwiązać jego problemy w zarządzaniu nieruchomościami i czy sprawdzi się w codziennych obowiązkach wśród pracowników jego przedsiębiorstwa. Użytkownik ma też szansę porównania mocnych i słabych stron swojego obecnie stosowanego oprogramowania. Ten etap może być, zwłaszcza dla pracowników, nieco stresujący. Wynika to jednak z zetknięcia się po raz pierwszy z nową technologią i nieznajomości jej całkowitych możliwości. Większa funkcjonalność nowego oprogramowania z pewnością przyjdzie z czasem. Po testach przychodzi czas na kontakt z dostawcą. Warto jest wyraźnie i jak najdokładniej określić własne oczekiwania co do nabywanego produktu, doradcy dostawcy będą bowiem lepiej mogli wyjaśnić funkcjonalność poszczególnych elementów swojego produktu, ewentualnie dobrać odpowiedni do potrzeb program, zademonstrują też jak ich produkt może najlepiej pomóc przy zarządzaniu nieruchomością przyszłego użytkownika oprogramowania. Do tego ostatniego celu warto jest przygotować np. scenariusz typowej lub najbardziej zagrażającej biznesowi sytuacji kryzysowej w danym budynku. Pracownicy dostawcy powinni poznać oczekiwania użytkownika co do programu w takich sytuacjach i przedstawić demo najlepiej dopasowane do jego oczekiwań. Jeżeli użytkownik waha się z podjęciem decyzji o wyborze dostawcy, powinien przeprowadzić powyższą procedurę wobec wszystkich rozważanych firm i wybrać najbardziej dogodne sobie rozwiązanie. Po okresie testów i demonstracji powinno być już jasne, który z systemów zarządzania wybrać. Warto jednak jeszcze na chwilę powrócić do listy i sprawdzić propozycję dostawców co do opcji dodatkowych, czyli takich, które miło by było mieć. Jeżeli wytypowana firma zapewnia takowe, trzeba popatrzeć na koszty, np. czy nie zwiększą zbytnio całościowych kosztów wdrożenia nowego systemu. A do ceny ostatecznej zakupu wliczą się m.in takie elementy, jak własna inwestycja w niezbędną infrastrukturę, liczba użytkowników oprogramowania, koszty treningu pracowników i wsparcia technicznego podczas użytkowania itd. Warto sobie też zadać pytanie, czy oprogramowanie będzie również mogło być przydatne do zarządzania finansami przedsięwzięcia, czy raczej potrzeba będzie oddzielnego programu do księgowości. Oczywiście rozsądniej będzie wdrożyć system zarządzający i nieruchomością, i jej finansami. Jeżeli koszt inwestycji przekracza założony budżet użytkownika, można zapytać dostawcę, czy oprogramowanie może być rozbite na moduły (kupuje się tylko te niezbędne) lub wykupione na zasadzie Software as a Service. Wszystkie powyższe i przytoczone w poradniku problemy można rozwiązać wdrażając oferowany przez Redtulip Software program MS Soft4RealEstate. Pozostaje wreszcie kwestia wiarygodności biznesowej dostawcy. Jeżeli jego firma wdrażała już analogiczne produkty w innych nieruchomościach, a samo oprogramowanie cieszy się dobrymi opiniami i zaufaniem użytkowników, to nie pozostaje już nic innego, jak... podpisać umowę na dostawę produktu. Miejmy nadzieję, że opisana tu procedura pomoże przyszłym użytkownikom przy wyborze niezbędnego im oprogramowania.