Zadania i cechy dobrej administracji budynkami

W mowie potocznej utarło się, że określenia „zarządca” oraz „administrator” w odniesieniu do osób sprawujących opiekę nad budynkiem, znaczą dokładnie tę samą funkcję. Jest to powszechny błąd. Zgodnie zarówno z definicjami słownikowymi, jak i przepisami administrator budynku jest stanowiskiem podrzędnym w stosunku do zarządcy i w jego obowiązkach leży wykonywanie bardziej szczegółowych czynności związanych z utrzymaniem budynku.

Czym różni się zarządzanie od administrowania?

Zarządca i administrator są często myleni, co w pewnym stopniu jest wynikiem brakiem prawnego rozgraniczenia tych zawodów. Dopiero w 2010 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące kwalifikacji zawodów i specjalności – w dokumencie tym wyszczególniony został zawód administratora budynku. Na czym polega różnica między administratorem a zarządcą?

Zarządca jest osobą, która podejmuje istotne decyzje dotyczące nieruchomości – wyjaśnia przedstawiciel firmy Adminion, specjalizujące się w zarządzaniu budynkami – Decyzje te dotyczą między innymi planowania inwestycji w nieruchomość, takich jak przeprowadzane remonty. Zadaniem administratora jest z kolei dbałość o wykonywanie czynności związanych ze sprawami bieżącymi budynku oraz wykonywanie poleceń zarządcy w tych kwestiach.

Szczegółowe zadania administratora

Administrator to bardzo ważna postać w życiu budynku – bez jego usług bardzo szybko nieruchomość straciłaby swoją wartość. Do jego zadań należy między innymi:

• Dbałość o porządek i czystość na terenie nieruchomości
• Monitorowanie stanu technicznego budynku
• Zlecanie przeglądów okresowych urządzeń znajdujących się na terenie nieruchomości, np. systemu pożarowego, wind
• Nadzór nad pracami konserwacyjnymi i bieżącymi naprawami
• Kontrola realizacji umów z innymi podmiotami, np. dostawcami wody, energii, gazu, zakładem wywozu nieczystości
• Ściąganie czynszu od lokatorów i użytkowników
• Prowadzenie i aktualizacja spisu lokatorów i użytkowników budynku.

Ponadto administrator ściśle współpracuje z zarządem i wspólnotą mieszkaniową.

Cechy dobrego administratora budynku

Administrowanie budynkami to bardzo trudna i odpowiedzialna praca, dlatego do jej wykonywania najlepiej nadają się osoby posiadające pewne konkretne cechy. Między innymi:

• Sumienność – administrator budynku nie powinien przekładać swoich obowiązków na później. Nagłe przypadki, takie jak awaria w obrębie budynku lub nagłe opady śniegu wymagają bardzo szybkiego podjęcia odpowiednich kroków
• Cierpliwość i komunikatywność – administrator pracuje z ludźmi, nie tylko zarządcą i wspólnotą mieszkańców, o pomoc do niego zwracają się często również zwykli lokatorzy oraz najemcy lokali. Stosowne podejście i umiejętność pracy z ludźmi owocuje dobrymi relacjami
• Dobra organizacja pracy – administrator poza sprawami technicznymi zajmuje się również papierkową robotą, czyli między innymi ściąganiem czynszu i korespondencją z zewnętrznymi firmami. Aby wykonywać te zadanie sprawnie niezbędne jest bardzo dobre organizowanie swojego czasu oraz dokumentacji.