Na co zwracać uwagę korzystając z usług archiwizacji dokumentów?

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, doskonale wie, ile czasu pochłania porządkowanie i archiwizacja tysięcy różnych dokumentów. Jednak segregowanie papierów może przynieść mnóstwo korzyści i zdecydowanie ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa. Jak zatem prawidłowo przechowywać dokumenty i na co zwrócić uwagę podczas korzystania z usług archiwizacji dokumentów?

Czym jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja to gromadzenie ważnych dokumentów, segregowanie ich (nadanie specjalnych oznaczeń literowych) oraz przechowywanie przez odpowiedni czas, który został określony w przepisach państwowych. Urząd Skarbowy oraz inne instytucje w każdej chwili mogą zażądać wglądu do dokumentacji firmy. Jeśli przedsiębiorca nie wyda wymaganych dokumentów, może zostać ukarany wysoką grzywną. Po określonym czasie obowiązkowej archiwizacji, właściciele firm mogą przekazać dokumenty do zniszczenia.

Czym charakteryzuje się odpowiednia archiwizacja dokumentów?

W Polsce istnieje mnóstwo regulacji prawnych, które zobowiązują wszystkich przedsiębiorców niepaństwowych oraz państwowych do przechowywania dokumentów dotyczących prowadzonej działalności. Prawidłowa archiwizacja dokumentów ma bowiem mnóstwo plusów.

Przede wszystkim zapewnia bezpieczeństwo oraz kontrolę nad obiegiem ważnych danych w firmie, również tych tajnych - tłumaczy ekspert z firmy Acta Nova z siedzibą w Szczecinie.

Każdy przedsiębiorca może samodzielnie archiwizować dokumenty, lub skorzystać z usług, które dokonują segregacji i przechowują dokumenty przez wyznaczonych czas. Na co należy zwrócić uwagę korzystając z takiego rozwiązania?

• Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów - specjalne magazyny powinny spełniać normy, np. posiadać system przeciwpożarowy, alarm antywłamaniowy, monitoring, a także ochronę przed nasłonecznieniem;
• Odpowiednia klasyfikacja - dokumenty muszą zostać odpowiednio oznaczone i przypisane do jednej z dwóch podstawowych kategorii - archiwalia i dokumentację niearchiwalną;
• Ochrona przed zniszczeniem - po odpowiedniej klasyfikacji, firma zajmująca się archiwizacją powinna zabezpieczyć każdy dokument, np. poprzez kserowanie i zachowanie kopii lub zapakowanie w koszulki foliowe;
• Niszczenie dokumentów - wiele firm oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów, które odbywa się zgodnie z normami, w specjalnych niszczarkach. Dodatkowo zapewnia odpowiednie zagospodarowanie ścinków zgodnie z wymogami ochrony środowiska;
• Elektroniczna baza danych - możliwość archiwizowania w formie cyfrowej, co zabezpiecza przed utratą ważnych informacji;
• Szybki dostęp do dokumentacji - wygodny i bezproblemowy dostęp do wymaganych informacji na ,,żądanie”;
• Doświadczenie w archiwizowaniu - prowadzenie archiwum wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego warto skorzystać z usług firmy, która posiada stosowne kwalifikacje.