Kontrola prac terenowych przy pomocy aplikacji mobilnych. Jak to działa?

Zarządzanie pracą zespołu pracowników, którzy w imieniu firmy świadczą usługi w terenie, nie należy do zadań łatwych. Koordynacja pracy poszczególnych pracowników oraz kontrola wykonywanych przez nich zadań może wydawać się wyzwaniem niemal niemożliwym i wymagającym zaangażowania jeszcze większej ilości pracowników szczebla kierowniczego. Czy istnieje sposób łatwiejszy i mniej kosztowny?

System mobilnego zarządzania firmą

Prowadzisz firmę sprzątającą i chciałbyś mieć możliwość sprawdzenia, czy twój pracownik dotarł na czas do klienta? A może jesteś właścicielem agencji ochrony i chciałbyś wiedzieć, czy wysłany konwój pokonuje swoją trasę zgodnie z planem? Precyzyjna lokalizacja pracowników i kontrola ich działań nie wymaga już twojej obecności na miejscu. Korzystanie z oprogramowania służącego do zarządzania pracą zespołów terenowych jest już standardem w krajach zachodnich i powoli staje się oczywistym elementem funkcjonowania również polskich przedsiębiorstw. Dzięki wdrożeniu takich systemów na urządzenia mobilne, takie jak smartfony czy tablety, organizacja i monitorowanie prac terenowych są łatwiejsze niż kiedykolwiek. Przykładem nich będzie program do zarządzania zleceniami FacilTime^TM. To inteligentne rozwiązanie umożliwia sprawną komunikację między pracownikami biurowymi i tymi, którzy znajdują się u klienta. Pracownicy biura organizują zlecenia na swoich komputerach, a komunikowanie zadań wykonawcom nie wymaga zbędnych spotkań i dyskusji. Wszystkie grafiki i wytyczne dostają oni na swoje telefony, a po wykonaniu zlecenia mogą zaraportować o przebiegu prac za pomocą wciśnięcia odpowiedniego przycisku.

Jak działa aplikacja mobilna do zarządzania pracami w terenie?

Celem stosowania omawianej aplikacji jest umożliwienie przedsiębiorstwu efektywnego zarządzania pracownikami i flotą. Bez względu na to, jakie konkretnie usługi świadczy dana firma, jeśli pracownicy muszą opuścić siedzibę i udać się na miejsce do klienta, aplikacja mobilna pomoże w koordynacji i kontroli ich pracy, a także racjonalnym dysponowaniu zleceń. W sytuacjach kryzysowych, np. gdy pracownik nie może dotrzeć do klienta, aplikacja mobilna do kontroli prac terenowych pozwoli na szybkie zgłoszenie takiego problemu i zlecenie danego zadania innemu, dostępnemu w danym czasie pracownikowi. Jak to możliwe? Aplikacja na urządzeniu mobilnym pracownika terenowego jest w pełni zintegrowana z systemem zarządzania, wykorzystywanym w twoim biurze. Oznacza to, że planując pracę poszczególnych członków zespołu, system jest w stanie uwzględnić ich miejsce w ogólnym grafiku dla całej ekipy w taki sposób, byś nie musiał ręcznie sprawdzać, czy aby dana osoba nie powinna być jednocześnie w dwóch różnych miejscach, albo czy na pewno zdąży wykonać zlecenie w danym czasie. Dzięki możliwości monitorowania lokalizacji pracownika i czasu, jaki poświęca na wykonanie kolejnych zleceń, zyskasz pewną informację na temat jego wydajności. W razie jakichkolwiek opóźnień, będziesz mógł szybko reagować, np. wysyłając mu wsparcie. Aplikacja mobilna ułatwia też ewidencję czasu pracy pod kątem wynagrodzenia. Każdy pracownik, przystępując do pracy loguje się w aplikacji, a po wykonaniu zadania – tworzy elektroniczny raport (automatyczna karta czasu pracy). Dzięki temu tworzenie statystyk i raportów pracy jest łatwe, szybkie i niezawodne, a pracodawca zawsze ma pewność, że pracownik terenowy dostaje wypłatę dokładnie za te zadania, które wykonał.