Dlaczego warto korzystać z niszczarek do dokumentów?

Wielu z nas przywykło do tradycyjnej metody niszczenia dokumentów, czyli przedzierania kartek na pół i wyrzucania do kosza, ewentualnie cięcia nożyczkami na drobne paseczki. Takie metody sprawdzały się kiedyś, gdy dokumentów nie gromadziło się aż tak dużo i nie obowiązywały nas przepisy związane z ochroną danych. Zatem dlaczego powinniśmy używać w biurach niszczarek do papieru? Ustawa o Ochronie Danych Osobowych obowiązuje od 1997 roku. Zobowiązuje każdego pracodawcę do ochrony informacji znajdujących się we wszelkiego rodzaju dokumentach, które zawierają dane osobowe. Należą do nich m.in.: oświadczenia, wyciągi z kont, faktury. Do zeszłego roku pojęcie danych osobowych dotyczyło głównie imion i nazwisk, adresów, dat urodzenia, e-maili . Od maja 2018, po wejściu RODO, zostało rozszerzone m.in.: o numery ID, informacje dotyczące lokalizacji,  zdrowia fizycznego i psychicznego, sytuacji majątkowej i społecznej osób.

Lekceważenie tych przepisów podlega karze – tłumaczy specjalista z firmy As-Mar z Olsztyna – dlatego lepiej zaopatrzyć się w profesjonalne niszczarki i być spokojnym, że nasze dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce, gdy wyrzucimy je do śmietnika.

Karą może być grzywna, ograniczenie wolności, w skrajnych przypadkach nawet wyrok skazujący nawet na dwa lata więzienia. Zatem lepiej kupić niszczarkę i  nie ryzykować, że niechcący staniemy się przestępcami. Więcej miejsca w biurze Prócz przestrzegania przepisów, niszczarkę warto też mieć w firmie po to, by łatwiej było utrzymać porządek. Coraz więcej dokumentów przesyłamy mejlem, część jednak pozostaje w formie papierowej. Jedne musimy trzymać do końca świata i jeden dzień, inne po pewnym czasie lepiej usunąć i zrobić miejsce na nowe. Jesteśmy też zarzucani informacjami, folderami, ulotkami. Posiadając niszczarkę, porządkujemy szybciej, sprawniej i bardziej ekologicznie, bo pocięty papier łatwiej przetransportować i przetworzyć.

Najlepsza niszczarka

Wyposażenie firm w profesjonalny sprzęt biurowy jest od dawna standardem, wiemy czym się kierować wybierając drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne. A jaką niszczarkę wybrać? Warto korzystać z niszczarek dobrej jakości, mających ostre noże tnące (docinające kartki do końca), solidnie zabezpieczone zespoły napędowe noży, co zapobiega uszkodzeniu dłoni podczas użytkowania urządzenia. Zwróćmy uwagę na silniczki – powinny pracować efektywnie ale nie pobierać zbyt dużej ilości prądu.  Najlepiej kupować w firmach, które oferują zarówno sprzedaż, jak i serwis. Jeśli w tej samej firmie zamówimy także kserokopiarkę, drukarkę laserową czy urządzenie wielofunkcyjne, możemy liczyć na korzystne rabaty.