Czym zajmuje się kancelaria tajna?

Zgodnie z prawem, każda firma dysponująca dokumentami niejawnymi powinna zadbać o ich należyte zabezpieczenie. Aby tego dokonać, należy zorganizować specjalne pomieszczenie do przetwarzania informacji niejawnych. W przypadku dokumentów o wyższej klauzuli (tajne, ściśle tajne) konieczne okaże się utworzenie tzw. kancelarii tajnej.

Kancelaria tajna – czym właściwe jest?

Kancelaria tajna to wyodrębniona komórka organizacyjna, odpowiadająca za ochronę informacji niejawnych. Podlega ona pełnomocnikowi ochrony i jest obsługiwana przez uprawnionych pracowników pionu ochrony. W zakres zadań kancelarii tajnej wchodzi bezpieczne zarządzanie materiałami niejawnymi, czyli ich rejestrowanie, przechowywanie oraz udostępnianie. Materiały będące w obiegu powinny być kontrolowane, tak aby dało się ustalić, gdzie w określonym momencie się znajdują i kto dokładnie zapoznał się z ich treścią. Założenie kancelarii tajnej nie zawsze jest obligatoryjne. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami (art. 42 ust. 1 Ustawy o ochronie informacji niejawnych), obowiązek utworzenia kancelarii spoczywa na kierownikach jednostek organizacyjnych, w których są bądź też mają być przetwarzane informacje niejawne oznaczone klauzulami tajne i ściśle tajne. To jednak nie wszystko. Za zgodą kierownika danej jednostki organizacyjnej, w kancelarii tajnej mogą być również przetwarzane informacje niejawne o klauzulach poufne oraz zastrzeżone.

Zasady organizacji kancelarii tajnej

Kancelaria tajna powinna być zaprojektowana zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i normami. Podstawę stanowi stworzenie profesjonalnego pionu ochrony z nadzorującym pełnomocnikiem ochrony i kierownikiem kancelarii, który sprawuje pieczę nad powierzonymi materiałami. Ogromne znaczenie odgrywa przeszkolenie personelu, zabezpieczenie pomieszczenia (systemy kontroli, dozór wizyjny, alarmy...) i zaopatrzenie go w certyfikowane elementy wyposażenia (szafy metalowe, systemy teleinformatyczne i in.). W razie problemów z wdrażaniem procedur, można skorzystać ze wsparcia specjalistów. Pomagają oni w organizowaniu kancelarii tajnych, a także udostępniają własną kancelarię w przypadku zaistnienia komplikacji (przeprowadzka, brak środków lub miejsca na stworzenie odpowiedniego pomieszczenia itp.). Takie wsparcie oferuje firma 4Tel Partner z Warszawy. Tylko profesjonalnie przygotowana kancelaria – z należytą ochroną i wykwalifikowaną obsługą – zagwarantuje bezpieczeństwo informacji niejawnych. Warto wziąć to pod uwagę.