Co powinien zawierać kosztorys imprezy

Niezależnie od tego, czy chcemy zorganizować targi branżowe, konferencję, wyjazd szkoleniowo-integracyjny, czy innego typu wydarzenie, warunkiem tego, że zostanie ono pozytywnie zapamiętane i należycie spełni swoje zadanie, jest zadbanie o jego każdy detal. Dobrym sposobem zorientowania się jeszcze przed imprezą, czy niczego nie pominięto, jest zapoznanie się z jej szczegółowym kosztorysem. Co w nim znajdziemy? Jeśli zlecamy organizację wydarzenia wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, np. agencji eventowej, jedną z pozycji w budżecie do zatwierdzenia będzie z pewnością jej prowizja. Choć zdarza się, że wycenione zostają poszczególne usługi, to częściej jednak spotkać się można z marżą wynoszącą 10-20 proc. łącznej wartości pozostałych kosztów. Te ostatnie wymagają więc uzasadnienia na piśmie, w formie listy obejmującej praktycznie wszystkie elementy, które mają pojawić się na imprezie.

Koszty stałe i zmienne

Koszty podzielić można zasadniczo na stałe, czyli teoretycznie niezależne od liczby uczestników, i zmienne. Słowo „teoretycznie” zostało użyte tu nie bez powodu, jako że ogólny rozmiar imprezy wpływa de facto zarówno na jedną, jak i na drugą grupę wydatków. W kosztach stałych zawierają się z reguły takie pozycje jak wynajem obiektu, w którym ma się odbyć impreza, i niezbędnego sprzętu (np. audio-wideo, nagłośnienie czy oświetlenie), a także promocja samego wydarzenia (marketing, PR, materiały reklamowe, w tym często projekt i druk). Koszty zmienne to z kolei np. catering i inne formy wyżywienia czy ewentualne zakwaterowanie i transport albo pakiety materiałów konferencyjnych.

Gaże

Ważną pozycją w kosztorysie imprezy będą tez opłaty związane z wynagrodzeniem, przejazdem i prawdopodobnie także noclegiem gości specjalnych, uświetniających uroczystość. Mogą to być zarówno wykładowcy szkoleniowi, jak i zespoły muzyczne czy celebryci, a także różnego rodzaju animatorzy.

Oprócz VIP-ów budżet przewidzieć powinien również obecność personelu obsługującego imprezę – dodaje specjalista ze Śląskiej Agencji Koncertowej. – Będą to np. kelnerzy, hostessy, ratownicy medyczni, ochrona, serwis sprzątający, czasami też tłumacze – wylicza.

Atrakcje towarzyszące

Nie wolno zapomnieć też o dodatkowych atrakcjach, które również generują koszty. Mowa tu oczywiście m.in. o pokazach sztucznych ogni, wynajmie tzw. dmuchańców, organizacji gier integracyjnych i rozrywek typu survival, a także o wyjątkowej oprawie plastycznej wydarzenia, jeśli ono tego wymaga. Gdy przewidziano loterię lub konkurs z nagrodami, to za te ostatnie – o ile nie mają zewnętrznego sponsora – również płaci organizator imprezy. On też pokrywa koszty wytworzenia ewentualnych statuetek, których wręczenie jest nieodłącznym elementem niejednego wydarzenia.