Cechy nowoczesnych centrów konferencyjnych

Organizacja konferencji to spore wyzwanie logistyczne, a osoby odpowiedzialne za jej przygotowanie i przebieg muszą pamiętać o nieskończenie wielu zagadnieniach. Kwestią najważniejszą jest oczywiście znalezienie odpowiednio dużej i wyposażonej sali konferencyjnej, jednak w przypadku eventów kilkudniowych konieczne będzie też zapewnienie uczestnikom noclegów.

Brzemię organizatora konferencji

Podczas organizacji konferencji warto podzielić sobie wszystkie działania na dwa podstawowe obszary: merytoryczny i techniczny. Kwestie merytoryczne dotyczą spraw takich jak ustalenie głównego tematu oraz celu konferencji, znalezienie prelegentów, wybór i zaproszenie osób, które będą zainteresowane wydarzeniem, opracowanie zagadnień wykładów czy spotkań i pełnego harmonogramu wydarzenia. Do wyzwań technicznych należy znalezienie i wynajem odpowiedniej sali, zapewnienie wyżywienia, noclegu, a niekiedy również transportu zaproszonym gościom. W realizacji tych zadań przydatna może okazać się pomoc profesjonalnego centrum konferencyjnego.

Co wyróżnia nowoczesne centrum konferencyjne?

Wśród charakterystycznych cech nowoczesnych centrów konferencyjnych należy wymienić przede wszystkim doskonałe zaplecze techniczne, wygodę i elegancję oraz elastyczność. Rozmaite wydarzenia biznesowe wymagają sięgnięcia po różne rozwiązania, wykorzystanie odmiennych form prezentacji czy ustawienia mebli w pomieszczeniu. Podczas gdy spotkania biznesowe w niewielkim gronie najczęściej odbywają się wokół jednego stołu, co sprzyja negocjacjom i nawiązywaniu porozumienia, szkolenia w formie wykładów będą wymagały innego ustawienia stołów, np. w tzw. systemie szkolnym bądź kinowym. Dobre centrum konferencyjne powinno zapewniać klientom pomieszczenia o różnej wielkości i z możliwością rozmaitej konfiguracji.

Kolejnym, niezwykle ważnym aspektem, o którym wspomnieliśmy już wcześniej, jest zaplecze techniczne. Sprawna klimatyzacja, system oświetlenia i zaciemnienia sal konferencyjnych, projektory i ogólnodostępne WI-FI, to absolutne minimum, jakie należy zapewnić organizatorom wydarzenia biznesowego – wymienia nasz rozmówca z Hotelu Remes SPORT&SPA pod Poznaniem.

Zaplecze nowoczesnego centrum konferencyjnego powinno obejmować inteligentne systemy multimedialne ze zintegrowanym nagłośnieniem, wydajne projektory i ekrany, a także bardziej tradycyjne pomoce, jak np. whiteboardy z markerami. W przypadku bardzo dużych eventów dla kilkuset czy nawet kilku tysięcy uczestników z pewnością sprawdzą się monitory informacyjne rozmieszczone w różnych punktach obiektu – dzięki nim każdy z uczestników będzie mógł odnaleźć na czas interesujący go wykład czy wydarzenia. Centrum konferencyjne z prawdziwego zdarzenia musi oczywiście posiadać własną bazę noclegową i zaplecze gastronomiczne. Nic więc dziwnego, że takie ośrodki funkcjonują zazwyczaj przy dużych hotelach.