Dokumentowanie i ewidencja kosztów w PKPiR.

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia księgowości swojej firmy, czyli szczegółowego zapisywania informacji na temat dokonującego się w niej przepływie finansów. Część przedsiębiorców, m.in. ci wykonujący jednoosobową działalność gospodarczą, mogą prowadzić księgowość w uproszczonej formie, czyli podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oto krótkie kompendium wiedzy na jej temat.

Jak prowadzić PKPiR?

PKPiR może być prowadzona dwiema metodami – na papierze lub komputerowo. W pierwszym wypadku wystarczy kupić gotowe wzory księgi spięte w formie broszury, którą wypełnia się danymi. Wszystkie strony księgi muszą być spięte i odpowiednio ponumerowane. W drugim przypadku należy posiadać odpowiedni program komputerowy, zapewniający między innymi bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i umożliwiający ich wydruk w porządku chronologicznym. Dane z programu powinny być przechowywane na odpowiednich nośnikach w sposób chroniący je przed zniszczeniem bądź zniekształceniem etc.

Zasady prowadzenia PKPiR

Podstawowe zasady dokonywania zapisów w PKPiR to:

• Wpisy muszą być wyraźne, czytelne, wykonane z użyciem języka polskiego i waluty polskiej
• Zapisy – o ile prowadzimy księgę osobiście - muszą być wykonywane na bieżąco, przynajmniej raz dziennie, nie później, niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeśli powierzamy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu takiemu jak biuro Super Księgi, prowadzimy przedsiębiorstwo wielozakładowego lub w innych sytuacjach uniemożliwiających dokonywanie codziennych zapisów, zapisy mogą być wykonywane w innych terminach, jednak nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
• Zapisy powinny być dokonywane w sposób wykluczający występowanie wad, a więc m.in. z zachowaniem chronologii wydarzeń i odpowiedniej numeracji kart.

Kolumny PKPiR

Każda księga przychodów i rozchodów posiada 17 kolumn. W każdej z nich zapisane są inne dane:

• Kolumna 1 – liczba porządkowa
• Kolumna 2 – data wystawienia dokumentu będącego podstawą zapisu
• Kolumna 3 – numer dowodu będącego podstawą zapisu
• Kolumna 4 – nazwa podmiotu, z którym zawarto transakcję
• Kolumna 5 – adres podmiotu, z którym zawarto transakcję
• Kolumna 6 – rodzaj przychodu lub wydatku
• Kolumna 7 – przychód ze sprzedaży i usług
• Kolumna 8 – pozostałe przychody, np. ze zbycia składników majątku
• Kolumna 9 – suma kolumny 7 i 8
• Kolumna 10 – zakup materiałów i towarów według cen zakupu
• Kolumna 11 – koszty uboczne związane z zakupem, np. koszt transportu
• Kolumna 12 – kwoty wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom
• Kolumna 13 – pozostałe koszty
• Kolumna 14 – podsumowanie kolumn 12 i 13
• Kolumna 15 – inne zaszłości gospodarcze, nie przynależące do wcześniejszych kolumn
• Kolumna 16 – koszty działalności badawczo-rozwojowej
• Kolumna 17 – informacje dodatkowe do wpisu w danym wierszu