Zasady sporządzania dokumentacji podatkowej

„Nieznajomość prawa szkodzi”. Ta maksyma w wyjątkowo dotkliwy sposób okazuje się trafna zwłaszcza jeśli chodzi o przepisy prawa podatkowego. Warto więc trzymać rękę na pulsie w kwestii tak często zmieniających się regulacji. Dzięki temu przedsiębiorca minimalizuje ryzyko nie tylko zapłacenia słonych kar z tytułu ewentualnych niedopatrzeń, ale wręcz pociągnięcia do odpowiedzialności w wyniku postępowania karno-skarbowego. Dziś przyjrzyjmy się zwłaszcza obowiązkowi sporządzania dokumentacji podatkowej.

Zagadnienie to opisane zostało w art. 9a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej „ustawą o CIT”) oraz w art. 25a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (analogicznie: „ustawa o PIT”). Zgodnie z tymi dokumentami wyżej wspomniany obowiązek nałożony jest na podatnika, jeśli jego koszty lub przychody – ustalone w oparciu o prowadzone księgi rachunkowe – osiągnęły w poprzedzającym roku podatkowym wartość równą w przeliczeniu kwocie 2 mln euro bądź wyższą.

Co decyduje o konieczności stworzenia dokumentacji

Istotne jest przy tym uwzględnienie konkretnego rodzaju transakcji (oraz tzw. innych zdarzeń), jak również tego, czy mają one istotny wpływ na wysokość dochodu albo straty poniesionej przez podatnika, a także tego, z kim transakcje te zostały zawarte. W przypadku bowiem podmiotów niepowiązanych (niezależnych) obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowej nie powstaje – chyba że chodzi o podmioty, których siedziba, zarząd lub miejsce zamieszkania znajdują się na terytorium, gdzie stosowana jest szkodliwa konkurencja podatkowa.

Istotne kryteria

Jeśli chodzi o istotność transakcji dla dochodu bądź straty, to za istotne w ten sposób uznaje się transakcje (lub inne zdarzenia) jednego rodzaju, których łączna wartość przekracza w danym roku podatkowym równowartość 50 tys. euro – o ile podatnik osiągnął w tym roku przychody przekraczające 2 mln, ale nie wyższe niż 20 mln euro (przy czym te 50 tys. należy powiększyć o 5 tys. euro za każdy kolejny milion przychodu). Przychody w przedziale 20-100 mln euro plasują próg istotności na poziomie 140 tys. euro (plus 45 tys. za każde 10 mln powyżej 20 mln euro), zaś powyżej 100 mln euro będzie chodziło o transakcje warte co najmniej 500 tys. euro.

Co ważne, jeśli z tym samym podmiotem zawierane są transakcje różnego typu, to ich wartość w powyższym kontekście się nie sumuje. Należy za to obliczyć łączną wartość wszystkich transakcji jednego rodzaju, nawet jeśli zawierane są z różnymi podmiotami. Oznacza to, że jeśli podatnik zawiera np. dwie różne transakcje z jednym podmiotem, ale tylko jedna z nich osiąga określony wyżej „próg istotności”, wówczas podatnik ten musi sporządzić dokumentację tylko dla tej jednej transakcji.

Jak określić rodzaj transakcji

Gdyby zaś żadna z nich nie miała wystarczająco wysokiej wartości, ale z innymi podmiotami powiązanymi zawarto by transakcje tego samego rodzaju, wówczas należy je zsumować i jeśli łącznie osiągają wspomniany próg – sporządzić dla tego rodzaju transakcji stosowną dokumentację podatkową.

Obowiązek prawidłowego określenia rodzaju transakcji spoczywa na podatniku, który winien w tym względzie kierować się czynnikami mającymi znaczenie w kontekście cen transferowych, czyli np.:

• istotnymi funkcjami,
• aktywami,
• ryzykami,
• sposobem kalkulacji ceny,
• istotnymi warunkami płatności etc.

Ustalenie rodzaju transakcji zależy w dużej mierze od specyfiki działalności konkretnego podatnika, w wielu przypadkach może się więc okazać zadaniem niełatwym. Nie można bowiem z kolei zdywersyfikować transakcji za bardzo, tak by ostatecznie dla każdej z nich obowiązek sporządzenia dokumentacji nie powstał... Warto więc powierzyć to zadanie specjalistom, których wiedza i doświadczenie pozwolą podejść do sprawy w sposób zindywidualizowany, a zarazem zgodny z obowiązującymi przepisami. Profesjonalnie zajmują się tym chociażby eksperci z warszawskiej kancelarii Ożóg Tomczykowski.

Terminy i inne formalności

Wszystkich podatników zaś dotyczy zasadniczo ten sam termin przygotowania dokumentacji podatkowej, czyli koniec dziewiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Wyjątek stanowi tutaj dokumentacja grupowa tworzona przez podmiot zagraniczny, związany innymi terminami, właściwymi dla danego kraju w tej kwestii. Fakt sporządzenia dokumentacji podatkowej winien ponadto zostać ujęty w stosownym oświadczeniu, które składa się we właściwym urzędzie skarbowym na piśmie lub przez platformę ePUAP.