Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów to nie lada wyzwanie dla przedsiębiorców, wprowadza ona jednak pewne udogodnienia. Dzięki niej można ustalić zobowiązania podatkowe firmy lub osoby fizycznej. Uwzględnia ona przede wszystkim ewidencję oraz rozliczenia ze wszystkich zobowiązań firmy. Jak należy prowadzić księgę przychodów i rozchodów? A może jej prowadzenie najlepiej zlecić księgowej?

Jak powinno się prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Księgę przychodów i rozchodów zakłada się 1 stycznia każdego roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności. Obecnie można ją prowadzić w wersji papierowej albo elektronicznej. Jeżeli prowadzi się ją elektronicznie, trzeba określić instrukcję obsługi programu komputerowego, w którym się ją przechowuje. Najlepiej stosować sprawdzoną aplikację umożliwiającą szybki wgląd do treści oraz wydruk danych w porządku chronologicznym. Informacje koniecznie muszą być przechowywane tak, aby nie uległy zniszczeniu, dlatego warto mieć zawsze kopię zapasową. Pliki można zapisać w wersji PDF. Obecnie nie ma obowiązku drukowania jej całości w wersji papierowej.

Ważne jest, aby tworzyć KPiR na bieżąco. Musi być ona prowadzona w języku polskim i z uwzględnieniem polskich walut. Nie mogą się w niej znaleźć żadne błędy formalne. Za nierzetelną księgę uznaje się tą, która będzie:

• posiadała wpis o zdarzeniu niemającym miejsca,

• nie posiadała wpisu o zaistniałym zdarzeniu,

• posiadała kwoty niezgodne ze stanem rzeczywistym.

Należy pamiętać, że nierzetelność jest uznawana za przestępstwo skarbowe, za które grozi kara grzywny lub dopłata podatku.

W KPiR powinny się znajdować przede wszystkim:

• faktury VAT, dokumenty celne, rachunki,

• inne dokumenty, które wskazują na fakt dokonania transakcji (np. raporty fiskalne, dowody opłat pocztowych i bankowych czy dowody przesunięć).

Jak wygląda prowadzenie KPiR przez księgowych?

Firmy pełniące usługi z zakresu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oferują m.in.:

• bieżące ewidencjonowanie operacji gospodarczych,

• przygotowanie rozliczeń z podatków od towarów i usług oraz podatku dochodowego,

• przygotowanie danych dla ubezpieczyciela,

• reprezentowanie klienta w czasie kontroli.

Dla wielu firm czy osób fizycznych zlecenie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów doświadczonemu pracownikowi księgowemu jest bardzo korzystne. Wtedy ma się pewność, że wszystko zostanie przygotowane właściwie i żadne niechciane błędy w trakcie się nie pojawią – tłumaczy przedstawiciel LMB OFFICE SP Z O.O.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów wymaga rozeznania się w prawie, a szczególnie w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie jest to łatwa czynność, poza tym wymaga dużo czasu – szczególnie gdy robi się to pierwszy raz. To dlatego warto zlecić prowadzenie KPiR doświadczonej firmie.