W jakich sytuacjach podmiot NGO powinien się zastanowić nad zmianą biura rachunkowego?

Wszystkie organizacje pozarządowe, tak samo jak przedsiębiorstwa, są zobowiązane do prowadzenia księgowości. Obsługa ksiąg rachunkowych podmiotu NGO nie jest łatwa, dlatego zwykle zarząd decyduje się na korzystanie z usług biura rachunkowego. Zdarza się jednak, że praca księgowego budzi zastrzeżenia. Jeżeli mamy jakiekolwiek wątpliwości, co do jakości usług księgowych, warto zastanowić się nad zmianą.

Wszelkie zmiany w organizacji funkcjonowania podmiotu NGO wiążą się z dodatkowym nakładem pracy. Dlatego przed podjęciem decyzji o zmianie księgowego, dobrze jest przeprowadzić test poprawności prowadzenia finansów – podpowiada nasz rozmówca z  warszawskiego biura rachunkowego Frux.

Prawidłowa obsługa księgowa NGO

Księgowy, który obsługuje rachunkowość organizacji pozarządowej, musi pilnować wielu spraw. Od tego, czy dobrze wywiązuje się ze swoich obowiązków, zależy bezpieczeństwo funkcjonowania danej jednostki. Podpowiadamy, na co zarząd powinien zwrócić uwagę, poddając kontroli pracę biura rachunkowego. Po pierwsze, warto upewnić się, że w organizacji w ogóle prowadzone są księgi. Jeśli tak, sprawdźmy też, w jaki sposób są one prowadzone. Najlepszym rozwiązaniem jest komputerowy system finansowo-księgowy, choć ręczne kartoteki również są dopuszczalne. Bardzo ważne jest, by miejsce przechowywania dokumentów było zgłoszone do US. Niezbędnym dokumentem każdego podmiotu NGO jest polityka rachunkowości. Opracowany przez księgowego dokument musi być przyjęty uchwałą zarządu. Należy także pilnować, by polityka rachunkowości była aktualizowana, co dotyczy przede wszystkim stanu kont.

Systematyczna obsługa rachunkowa NGO

Wszystkie dokumenty finansowe organizacji muszą być odpowiednio opisane i zatwierdzone od strony merytorycznej oraz formalno-rachunkowej. Istotne jest także zachowanie chronologicznego porządku wprowadzania wszystkich takich dokumentów do ksiąg finansowych. Systematyczność pracy biura rachunkowego najłatwiej sprawdzić, kontrolując datę ostatniego zaksięgowanego dokumentu. Warto też przyjrzeć się terminowości rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Poproś więc księgowego o przedstawienie zestawienia rozliczeń z US. Dzięki temu zobaczysz, czy organizacja jest rozliczana na bieżąco. Upewnij się przede wszystkim, czy do urzędu zostały przesłane deklaracje VAT7 (jeżeli dotyczy), PIT-4R. Ważny jest też moment przesłania do US sprawozdania finansowego za zamknięty rok finansowy (do 10 dni od zatwierdzenia). Jeżeli w trakcie takiej kontroli pracy księgowego, który obsługuje jednostkę NGO, zauważysz jakiekolwiek nieprawidłowości, być może nadszedł czas na zmianę biura rachunkowego. Szukając nowych księgowych upewnij się, że masz do czynienia z ekspertami, doświadczonymi w prowadzeniu rachunkowości organizacji pozarządowych.